Vaatimustenmukaisuuden ja hallinnon varmistaminen ECM:n avulla: tietoturva, säilyttäminen ja arkistonhallinta

Tiedon hallinnassa ei ole enää kyse vain tehokkuudesta. Säädökset, tarkastukset ja yksityisyyden suojaa koskevat lait edellyttävät, että organisaatiot todistavat hallitsevansa sisältöään. Yrityksen sisällönhallinta (Enterprise Content Management, ECM ) tukee vaatimustenmukaisuutta ja hallintoa soveltamalla johdonmukaisia sääntöjä siihen, miten asiakirjoja tallennetaan, käytetään ja säilytetään. Se antaa yrityksille sekä tietoturvaa arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi että rakennetta, jolla ne voivat täyttää sääntelyvaatimuksia.

Miten ECM tukee säännösten noudattamista ja arkistonhallintaa?

Sääntelyvaatimukset edellyttävät, että organisaatiot pitävät tiedot tarkasti, täydellisesti ja helposti saatavilla. Ilman järjestelmää tiedostot menevät hukkaan tai niitä käsitellään epäjohdonmukaisesti, mikä aiheuttaa vaatimustenmukaisuusriskin. ECM varmistaa, että asiakirjoissa noudatetaan määriteltyjä käytäntöjä ja säilyttämissääntöjä, joten organisaatiot ovat aina valmiita tarkastuksiin tai oikeudellisiin tarkastuksiin.

Esimerkkejä vaatimustenmukaisuustuesta ovat:

• säilytysaikataulujen soveltaminen sen varmistamiseksi, että asiakirjat säilytetään vaaditun ajan.
• Ylläpidetään kirjausketjuja, jotka seuraavat jokaista tiedostoon kohdistuvaa toimenpidettä.
• Kriittisten tietueiden luvaton muokkaaminen tai poistaminen estetään.
• Asiakirjat ovat helposti löydettävissä tarkastusten tai tutkimusten aikana.
• Toimialakohtaisten vaatimusten, kuten HIPAA, GDPR:n tai SOX:n, tukeminen.

Miten ECM parantaa asiakirjojen turvallisuutta ja pääsynvalvontaa?

Arkaluonteiset tiedot on suojattava sekä ulkoisilta uhkilta että sisäiseltä väärinkäytöltä. ECM:ssä noudatetaan tietoturvakäytäntöjä, joilla rajoitetaan sitä, kuka voi tarkastella, muokata tai jakaa sisältöä. Avoimien kansioiden tai sähköpostin liitetiedostojen sijaan käyttöoikeus perustuu selkeisiin sääntöihin, jotka skaalautuvat koko yrityksen laajuisesti.

Turvaominaisuuksiin kuuluvat usein:

• Roolipohjaiset käyttöoikeudet dokumenttitasolle asti
• Tiedostojen salaus levossa ja siirron aikana
• Monitekijätodennus ja turvallinen kirjautumisen valvonta
• Yksityiskohtainen kirjaus siitä, kuka on käyttänyt tai muuttanut sisältöä.
• Keskitetty valvonta, jolla varmistetaan yhdenmukainen täytäntöönpano eri osastoilla

Miten ECM hoitaa tietojen säilyttämisen ja sisällön elinkaaren hallinnan?

Jokaisella asiakirjalla on elinkaarensa, joka ulottuu luomisesta aktiiviseen käyttöön ja lopulta arkistointiin tai hävittämiseen. Tämän syklin manuaalinen hallinta on virhealtista ja epäjohdonmukaista. ECM automatisoi säilyttämisen ja elinkaaren hallinnan, joten sisältöä käsitellään oikein ilman ylimääräistä vaivaa työntekijöiltä.

Elinkaaren hallintaan kuuluu tyypillisesti:

• Säilytyssääntöjen määrittäminen asiakirjatyypin tai liiketoimintatarpeen mukaan
• Toimimattomien tiedostojen siirtäminen suojattuihin arkistoihin
• Pitkäaikaistallenteiden suojaaminen vahingossa tapahtuvalta poistamiselta
• Turvallisen hävittämisen automatisointi, kun säilytysvaatimukset on täytetty.
• Varmistetaan puolustettava poistaminen tallennuskustannusten ja riskien vähentämiseksi.

Mitä on arkistonhallinta ECM:n yhteydessä?

Arkistonhallinnalla varmistetaan, että tärkeät tiedostot säilytetään virallisena todisteena liiketoiminnasta. ECM sisältää arkistonhallinnan luokittelemalla asiakirjat, lukitsemalla ne luvattomilta muutoksilta ja soveltamalla säilytysaikatauluja, jotka vastaavat liiketoiminnan ja lainsäädännön vaatimuksia.

Tämä auttaa organisaatioita:

• todistaa vaatimustenmukaisuus tarkastuksissa ja oikeudenkäynneissä
• Varmistetaan, että historiatiedot säilyvät ja ovat saatavilla
• Vähentää riskiä, että tukeudutaan vanhentuneisiin tai epätäydellisiin tietoihin.
• Vältä sakot tai rangaistukset, jotka liittyvät puutteelliseen kirjanpitoon.
• Luottamuksen ylläpitäminen asiakkaiden, kumppaneiden ja sääntelyviranomaisten kanssa.

Miten ECM auttaa tiedonhallinnassa?

Tietohallinto on toimintatapojen ja käytäntöjen kehys, joka koskee tietojen käsittelyä koko yrityksessä. ECM tarjoaa välineet näiden käytäntöjen johdonmukaiseen täytäntöönpanoon. Se varmistaa, että tiedot ovat turvallisia ja luotettavia ja että ne ovat linjassa sekä toiminnallisten tavoitteiden että oikeudellisten velvoitteiden kanssa.

Keskeiseen hallintotukeen kuuluvat:

• Kaiken sisällön keskittäminen yhden säännöstön alle
• Käyttöoikeuksien, säilytyksen ja tietoturvakäytäntöjen automaattinen käyttöönotto.
• Näkyvyyden tarjoaminen siitä, kuka on käyttänyt tai muuttanut tietoja.
• Tietojenkäsittelyn mukauttaminen yritys- ja sääntelystandardeihin.
• Tietomurtojen tai epäjohdonmukaisten käytäntöjen riskin pienentäminen.

Seuraava askel kohti turvallista ja vaatimustenmukaista sisällönhallintaa

Enterprise Content Management vahvistaa vaatimustenmukaisuutta ja hallintoa valvomalla sisällön elinkaaren jokaista vaihetta. Se turvaa arkaluonteiset tiedot, panee täytäntöön säilyttämissäännöt ja ylläpitää luotettavia tallenteita. Sääntelyvaatimuksia kohtaavissa organisaatioissa ECM vähentää riskejä, parantaa auditointivalmiutta ja varmistaa, että tietoja käsitellään aina asianmukaisesti.

Jos haluat kattavan katsauksen siihen, miten ECM tukee turvallista ja vaatimustenmukaista tiedonhallintaa, tutustu Enterprise Content Management-julkaisuumme : The Complete Guide.