Asiakirjojen hallintajärjestelmä (DMS) parantaa turvallisuutta ja tukee vaatimustenmukaisuutta seuraamalla asiakirjojen käyttöä, valvomalla muokkauksia ja vähentämällä riskejä.

Turvallisuus, vaatimustenmukaisuus ja säädökset asiakirjahallinnossa

Asiakirjahallintajärjestelmä (DMS) auttaa suojaamaan arkaluonteisia tietoja ja tukee alan määräyksiä. Se pitää tiedot turvassa, valvoo pääsyä ja ylläpitää selkeää kirjausketjua.

Tässä artikkelissa kerrotaan vaatimustenmukaisuutta tukevista keskeisistä ominaisuuksista, kuten käyttöoikeuksien valvonnasta, versiohistoriasta ja säännösten mukauttamisesta.

Mitä tietoturvaominaisuuksia DMS-järjestelmän pitäisi sisältää?

Vahvassa DMS-järjestelmässä on ominaisuuksia, jotka suojaavat asiakirjoja luvattomalta käytöltä tai peukaloinnilta. Etsi järjestelmiä, joissa on seuraavat ominaisuudet:

• Rooliin perustuva pääsynvalvonta
• Salaus tallennuksen ja siirron aikana
• Tarkastusketjut, jotka kirjaavat toiminnan
• Käyttäjän todennus ja käyttöoikeudet
• Turvalliset pilvi- tai tiloissa tapahtuvat hosting-vaihtoehdot

Nämä ominaisuudet auttavat vähentämään tietomurtojen, sisäisten väärinkäytösten ja tahattoman katoamisen riskiä.

Miten pääsynvalvonta tukee vaatimustenmukaisuutta?

Pääsynvalvonnan avulla voit valita, kuka voi nähdä tai muokata kutakin asiakirjaa. Käyttöoikeudet määritetään roolien, osastojen tai projektien perusteella. Näin voidaan varmistaa, että vain oikeat henkilöt voivat avata arkaluonteisia tiedostoja.

Esimerkiksi vain henkilöstöhallinnon tiimi näkee työntekijätiedot ja vain taloushallinto voi tarkastella talousraportteja. Tämä pitää tietosi turvassa ja auttaa täyttämään tietosuojavaatimukset, kuten GDPR tai HIPAA. Oikeiden DMS-ominaisuuksien hyödyntäminen osana laajempaa strategiaa (ks. asiakirjahallintajärjestelmäoppaamme) voi pitää yrityksesi säännösten mukaisena.

Mikä on kirjausketju ja miksi sillä on merkitystä?

Kirjausketju on kirjaus kaikesta, mitä asiakirjalle tapahtuu. Siitä käy ilmi, kuka sitä katsoi, muutti, jakoi tai hyväksyi. Järjestelmä tallentaa automaattisesti kunkin toimenpiteen tehneen henkilön ajan ja nimen.

Tarkastusketjut auttavat osoittamaan, että organisaatiosi noudattaa sääntöjä ja tekee asiat oikein. Ne myös pitävät ihmiset vastuullisina toimistaan ja tukevat laadunvalvontaa.

Voiko DMS auttaa toimialakohtaisten säännösten noudattamisessa?

Kyllä. Monet DMS-alustat on suunniteltu tukemaan terveydenhuollon, rahoituksen, rakentamisen ja oikeudellisten palvelujen kaltaisten alojen sääntöjä. Näissä järjestelmissä on usein malleja tai asetuksia, jotka on mukautettu tiettyihin standardeihin.

Esimerkkejä ovat:

• HIPAA terveydenhuollossa
• FINRA:n ja SEC:n rahoitusalan säännöt
• Valmistuksen ISO-sertifioinnit
• GDPR Euroopan tietosuojaa varten

DMS-järjestelmän käyttö auttaa vähentämään sääntöjenvastaisuuksien ja niihin liittyvien seuraamusten mahdollisuutta.

Miten versiohallinta vähentää vaatimustenmukaisuusriskiä?

Versiohallinta pitää kirjaa jokaisesta asiakirjaan tehdystä muutoksesta. Se näyttää, kuka muutoksen teki, milloin se tapahtui ja mitä päivitettiin. Voit tarkastella vanhempia versioita tai tarvittaessa palata niihin.

Tämä auttaa estämään hukkaan menneistä muokkauksista johtuvat virheet, varmistaa, että kaikki käyttävät uusinta versiota, ja auttaa tarkastuksissa. Säännellyillä toimialoilla laki edellyttää asiakirjojen täydellisen historian säilyttämistä.

Voiko DMS-järjestelmä suojata asiakirjoja etätyön aikana?

Kyllä. Monien asiakirjahallintajärjestelmien avulla voit käyttää tiedostoja turvallisesti mistä tahansa. Tiedostot säilytetään yhdellä pääalustalla, ja ne on suojattu suojatuilla yhteyksillä. Vaikka et olisikaan toimistossa, järjestelmä valvoo silti, kuka voi nähdä tai muuttaa tiedostoja.

Tämä auttaa tiimiäsi noudattamaan sääntöjä ja pysymään samalla joustavana. Työntekijät voivat työskennellä turvallisesti ja saada asiat valmiiksi riippumatta siitä, ovatko he kotona, kentällä vai toimistoissa eri puolilla maailmaa.

Riskistä valmiuteen: DMS-turvallisuutta koskevat viimeiset ajatukset

Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus ovat erittäin tärkeitä nykypäivän asiakirjajärjestelmissä. Vahva DMS-järjestelmä pitää yksityiset tiedot turvassa, valvoo, kuka voi nähdä tai muokata tiedostoja, ja tallentaa muutokset. Nämä ominaisuudet auttavat yritystäsi pysymään säädösten mukaisena ja vähentämään operatiivisia riskejä.

Tutustu M-Files tietoturva- ja vaatimustenmukaisuusominaisuuksiin, jos haluat nähdä, miten tämä toimii käytännössä.