Asiakirjahallintajärjestelmä voi tuottaa mitattavissa olevaa liiketoiminta-arvoa, mutta vain jos se otetaan käyttöön ja sitä käytetään tehokkaasti. Toiminnan tehokkuuden parantamisesta virheiden vähentämiseen ja vaatimustenmukaisuuden lisäämiseen DMS tuottaa kustannussäästöjä, jotka ulottuvat paljon alkuperäistä käyttöönottoa pidemmälle.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten DMS-järjestelmän sijoitetun pääoman tuottoa arvioidaan, ja esitellään parhaat käytännöt pitkän aikavälin hyötyjen maksimoimiseksi. Jos haluat tutustua syvällisemmin siihen, miten asiakirjahallintajärjestelmät tukevat organisaatioita, tutustu DMS-oppaaseemme.

Miten DMS-järjestelmä käsittelee asiakirjojen säilyttämiskäytäntöjä?

DMS-järjestelmä hallitsee säilytyskäytäntöjä soveltamalla sääntöjä, joilla valvotaan, kuinka kauan asiakirjoja säilytetään ja milloin ne arkistoidaan tai poistetaan. Nämä käytännöt voidaan määrittää asiakirjatyypin, projektin, osaston tai vaatimustenmukaisuuden perusteella.

Esimerkiksi henkilöstörekisterit voidaan säilyttää seitsemän vuotta, kun taas asiakassopimukset saatetaan arkistoida kahden vuoden käyttämättömyyden jälkeen. Järjestelmä seuraa näitä aikarajoja automaattisesti ja soveltaa oikeaa toimenpidettä ilman manuaalista syöttöä.

Näin varmistetaan lakisääteisten vaatimusten noudattaminen, vähennetään epäjärjestystä ja alennetaan varastointikustannuksia.

M-Files kaltaisten ratkaisujen avulla ylläpitäjät voivat määrittää säilytyskäytäntöjä metatietojen avulla, mikä helpottaa käytäntöjen täytäntöönpanon automatisointia eri osastoilla.

Miten arvioin DMS-toteutuksen ROI:n?

Jos haluat maksimoida ROI:n, valitse DMS, joka toimii nykyisten työnkulkujesi kanssa. Esimerkiksi M-Files toimii suoraan Microsoft 365:n sisällä, joten tiimit voivat hallita asiakirjoja tutuissa sovelluksissa ilman kalliita kontekstinvaihtoja.

Tärkeimpiä ROI-indikaattoreita ovat:

• Tiedostojen etsimiseen käytetyt tunnit vähenevät
• Nopeammat hyväksymis- ja tarkistussyklit
• Pienemmät tulostus-, toimitus- ja varastointikustannukset
• Vähemmän sääntöjen noudattamista koskevia virheitä tai seuraamuksia
• Pienempi IT- ja tukityömäärä
• Lisääntynyt tuottavuus tiimeissä

Voit myös ottaa huomioon riskien vähentämisen, kuten kadonneiden asiakirjojen tai epäonnistuneiden tarkastusten estämisen. Vertaa näitä hyötyjä järjestelmän lisenssi-, koulutus- ja käyttöönottokustannuksiin ja laske takaisinmaksuaika.

Useimmat organisaatiot näkevät vahvan ROI:n ensimmäisen yhden tai kahden vuoden aikana.

M-Files kaltaiset toimittajat tarjoavat usein ROI-laskureita tai tapaustutkimuksia, joiden avulla tiimit voivat vertailla suorituskykyään.

Voiko DMS-järjestelmä automatisoida toistuvia tehtäviä ja minimoida manuaaliset virheet?

Kyllä. DMS-järjestelmä automatisoi monia aikaa vieviä tehtäviä, kuten asiakirjojen ohjaamisen hyväksyntää varten, metatietojen soveltamisen, versiohistorian hallinnan ja asiakirjojen tilan seurannan.

Automaatio vähentää virheiden, kuten myöhästyneiden määräaikojen, vanhentuneiden versioiden tai päällekkäisten tiedostojen riskiä. Se auttaa myös varmistamaan johdonmukaisuuden siinä, miten asiakirjat tallennetaan, nimetään ja luokitellaan.

Esimerkiksi ostotilaus voi automaattisesti käynnistää tarkistustyönkulun, määrittää käyttöoikeudet ja arkistoida itsensä hyväksynnän jälkeen ilman manuaalisia vaiheita.

M-Files mahdollistaa tämäntyyppisen automatisoinnin metatietoihin perustuvien sääntöjen avulla, jotka mukautuvat prosesseihisi ilman mukautettua koodausta.

Mitä parhaita käytäntöjä meidän tulisi noudattaa DMS:n hyötyjen maksimoimiseksi?

Jos haluat saada kaiken irti DMS-järjestelmästäsi, noudata näitä parhaita käytäntöjä:

• Aloita selkeistä tavoitteista ja tunnista kipupisteet ennen käyttöönottoa.
• Ota käyttäjät mukaan jo varhaisessa vaiheessa, jotta varmistetaan hyväksyntä ja sujuvampi käyttöönotto.
• Pidä metatiedot yksinkertaisina ja johdonmukaisina
• Mukauta työnkulkuja vastaamaan todellisia prosesseja
• Kouluta henkilökunta perusteellisesti ja vahvista käyttöä todellisilla esimerkeillä.
• Seuraa käyttöä ja säädä asetuksia tarpeidesi kehittyessä.
• Käytä raportointityökaluja pullonkaulojen löytämiseksi ja korjaamiseksi.

Kohtele DMS-järjestelmääsi elävänä järjestelmänä, joka kehittyy liiketoimintasi mukana. Säännölliset tarkistukset, käyttäjäpalaute ja toimittajan päivitykset auttavat pitämään järjestelmän tehokkaana ja tavoitteidesi mukaisena.

M-Files kaltaiset ratkaisut tarjoavat jatkuvaa tukea, joustavaa konfigurointia ja käyttöanalyysejä, joiden avulla yritykset voivat mukautua kasvuunsa.

Älykkäämmän asiakirjahallinnan ROI

Hyvin toteutettu DMS tuottaa todellista tuottoa investoinneille nopeamman työn, vähemmän virheitä ja pienempien kustannusten kautta. Kun se yhdistetään älykkääseen suunnitteluun ja johdonmukaisiin käytäntöihin, siitä tulee pitkäaikainen voimavara, joka parantaa organisaatiosi tapaa käsitellä tietoa.

Oikeanlainen järjestelmä tekee muutakin kuin tallentaa asiakirjoja. Se auttaa työntekijöitäsi tekemään parempaa työtä joka päivä.

M-Files on suunniteltu tukemaan tätä tehtävää muuttamalla asiakirjahallintaa älykkään automaation ja yksinkertaisen, skaalautuvan suunnittelun avulla. Kokeile M-Files ilmaiseksi ja näe, miten nopeampi ja älykkäämpi työskentely johtaa parempaan kannattavuuteen.