Ehkä työskentelet yhdessä niistä tuhansista organisaatioista, jotka ovat viime vuosina alkaneet käyttää Microsoft Teams -palvelua kokouksiin, keskusteluihin, videopuheluihin, osastojen väliseen ja osastojen väliseen työskentelyyn, asiakasprojekteihin ja muuhun. Tai ehkäpä yrityksesi harkitsee Teamsin käyttöä, jotta voit vastata tarpeeseen työskennellä kotoa käsin ja samalla tuottaa edelleen arvoa asiakkaille.

Niin tai näin, mutta sen jälkeen, kun olet aluksi ollut innostunut työkalusta, joka voi auttaa viestintää ja yhteistyötä (ja GIF-kuvia!), olet luultavasti alkanut kysellä, miten asiakirjoja hallitaan Microsoft Teamsissa ja miten voit varmistaa, että asiakirjojen luominen, luokittelu ja arkistointi ovat parhaiden käytäntöjen ja säännösten mukaisia.

Haastattelimme viittä Microsoft -ammattilaista, jotka kertoivat heidän asiakkailleen yleisistä haasteista, joita he kohtaavat käyttäessään Microsoft Teamsia asiakirjojen hallintaan, sekä heidän suosituksistaan, joilla varmistetaan Teamsin käyttöönoton onnistuminen. Katso, mitä näillä viidellä Microsoft asiantuntijalla - Alan Debijadi, Karoliina Kettukari, Jasper Oosterveld, Bill Tolson ja Sharon Weaver - on sanottavaa asiakirjojen hallinnasta Microsoft Teamsissa.

Mitä työntekijät tarvitsevat

Kun käytät Microsoft Teamsia asiakirjojen hallintaan organisaatiossasi, hyvä lähtökohta on varmistaa, että työntekijöiden tarpeet ymmärretään ja tunnustetaan. Haastattelemiemme Microsoft ammattilaisten mukaan yksi tärkeimmistä huomioon otettavista asioista on erilaisten tietojen helppo saatavuus.

"Kokemukseni mukaan", sanoo Sharon Weaver, Smarter Consultingin toimitusjohtaja, "käyttäjät eivät halua etsiä asioita useista eri paikoista. On ratkaisevan tärkeää, että Teamsin avulla käyttäjät pääsevät helposti käsiksi tietoihin monista eri järjestelmistä."

Karoliina Kettukarin kanssa käymässämme keskustelussa nousi esiin myös seuraava seikka: "Teams on virtuaalinen työpöytä kaikille Office 365 -sovelluksille, mutta tietotyöntekijöillä on paljon muitakin käyttämiään sovelluksia. Nykyään voimme jo integroida Teamsiin paljon muita sovelluksia, ja mielestäni se on oikea askel eteenpäin."

Kyse ei ole vain eri järjestelmiin tallennettujen tietojen käyttämisestä, vaan myös niiden oikea-aikaisesta ja vaivattomasta käytöstä, kuten Alan Debijadi Unitflykorosti: "Nopea pääsy jokapäiväiseen, tärkeään tietoon on aina hyödyllistä, ja tärkeintä on tietojen nopeus ja tarkkuus. Kysymys tässä mielessä kuuluu: Pystyvätkö tiimit täyttämään tämän juuri nyt? Työntekijät valitsevat aina nopeampia ja yksinkertaisempia ratkaisuja, ja jos he eivät voi, he valitsevat sen, mikä on tutumpaa."

Tarpeet vaihtelevat tietenkin organisaatiosta toiseen. Kaikkien yritysten ei tarvitse koota yhteen tietoja verkkokansioista, osoitteesta CRM, ERP-järjestelmistä, vanhoista ECM-järjestelmistä ja muista eri osastoilla käytettävistä työkaluista. Jasper Oosterveld kertoi kokemuksestaan Euroopan asiakkaiden kanssa työskentelystä, että jokaista erityistilannetta on tarkasteltava 360 asteen näkökulmasta, ja korosti samalla riskejä, joita aiheutuu, jos asiakirjojen hallintaa lähestytään Microsoft Teamsissa kapeasta näkökulmasta.

"Vain muutamat asiakkaat ovat käyttäneet Teamsin ja esimerkiksi CRM -järjestelmän välistä asiakirjojen vaihtoa. Merkitys riippuu organisaation vaatimuksista ja liiketoimintaprosessista. Suurin riski on mielestäni se, että Microsoft Teamsista puuttuu integroitu hakukokemus yhdessä ulkoisten tietojärjestelmien kanssa."

Asiakirjojen hallinta Microsoft -tiimeissä

On selvää, että Microsoft Teams asettaa haasteita sekä ylläpitäjille että käyttäjille asiakirjojen hallinnassa. Haasteita, jotka Weaverin mukaan johtuvat pääasiassa positiivisesta irtiotosta menneisyydestä.

"Suurin haaste on se, että arkkitehtuurissa on otettava huomioon tiedon merkityksellisyyden sijasta ryhmän merkityksellisyys. Teams järjestää sisällön ryhmätason käyttöoikeuksilla, joten arkkitehtuurin on tuettava sitä, että kaikilla ryhmän jäsenillä on pääsy kyseiseen sisältöön." Toisin kuin perinteisessä lähestymistavassa, jossa käyttöoikeudet määritetään kohteille (tai kohderyhmille), Microsoft Teamsissa suunnittelun pitäisi sen sijaan tapahtua "sellaisten jäsenten ryhmän (tai alaryhmän) ympärille, jotka kaikki tarvitsevat pääsyn samaan tietoon, ja sitten ryhmitellä se aiheen mukaan."

Se, miten tiedot on järjestetty kussakin tiimissä, on haaste ylläpitäjille, jotka kehittävät sopivaa tietoarkkitehtuuria Microsoft Teamsin käyttöönottoa varten. Mutta se on haaste myös käyttäjille, joiden on vaikea ymmärtää, missä asiakirjat ovat tai miten he pääsevät käsiksi aiempiin keskusteluihin kollegoidensa kanssa.

"Kaikki kirjallinen tieto on näkyvissä, mutta se on helppo jättää huomiotta", Alan Debijadi sanoo. " Microsoft -tiimien suurin haaste liittyy hakukykyyn eli siihen, miten löytää oikea tieto ja miten se löytyy nopeasti."

Jasper Oosterveld selitti hyvin selkeästi, miksi näin tapahtuu ja mitkä ovat ei-toivotut seuraukset: "Tärkeimmät Teamsissa jaetut ja tallennetut tiedot ovat asiakirjoja. Teams on jaettu moniin kanaviin. Kanava luo automaattisesti kansion liitettyyn SharePoint-dokumenttikirjastoon." Tähän päädyt, kun napsautat Teams-työtilan Tiedostot-välilehteä. "Integroidun tiedostojen navigointikokemuksen puuttuminen estää selkeän yleiskuvan saamisen kaikesta tiimiin tallennetusta sisällöstä, mikä johtaa asiakirjojen päällekkäisyyteen ja siihen, että jäsenet jäävät paitsi arvokkaasta tiedosta."

Asiakirjat, kuvat, kokousten nauhoitukset, yksityiset keskustelut - ja niissä jaetut asiakirjat - on tallennettu eri paikkoihin. Keskusarkiston puuttuminen, johon kaikki on tallennettu ja josta voi tehdä hakuja, on ongelma myös tiedonhallintakysymyksissä, kuten arkistoinnissa, tietojen säilyttämisessä ja sähköisessä tiedonhankinnassa.

Bill Tolson, yksi Microsoft ja vaatimustenmukaisuuden johtavista asiantuntijoista, joka kirjoitti hiljattain Archive360-blogiin artikkelin juuri tästä aiheesta, sanoi haastattelussamme seuraavaa: "Teamsilla ei ole keskitettyä arkistoa, johon kaikki Teamsin dataobjektit voidaan tallentaa. Sen sijaan [ne] tallennetaan OneDriveen, SharePointiin, yksityisiin piilotettuihin postilaatikoihin ja ryhmän piilotettuihin postilaatikoihin. Tämän vuoksi Teams-sisällön säilyttämiskäytäntöjen asettaminen voi olla monimutkaista, sillä jokaisella arkistolla on oltava Teamsin säilyttämiskäytäntö."

Tolsonilla oli myös neuvoja jaettavaksi niille, jotka ovat aloittamassa Teamsin käyttöä (tai ovat jo aloittaneet, mutta eivät ole vielä kiinnittäneet huomiota tällaisiin aiheisiin).

"Ensiksi, ole tietoinen siitä, mitä Teamsin sisäänrakennettu arkistointi voi tehdä ja mitä se ei voi tehdä. Ymmärrä sitten, että Teamsin tietojen säilyttäminen on hajautettu useisiin Office 365 -sovelluksiin. Ja lopuksi, jos haluat varmistaa, että Teamsin tiedot arkistoidaan sääntöjenmukaisesti ja oikeudellisesti puolustettavissa olevalla tavalla, voi olla tarkoituksenmukaista käyttää kolmannen osapuolen työkalua, joka on rakennettu erityisesti Teamsin arkistointitarpeita varten."

Viimeinen aihe, joka usein nousee esiin, kun puhutaan asiakirjojen hallinnasta Microsoft -tiimeissä, on tietoturva. Kuten Karoliina Kettukari asian ilmaisee: "Kaikki Teamsissa oleva on näkyvissä ja muokattavissa kaikille tiimin jäsenille ja vieraille, ja se on nykyaikaisen tietotyön perusedellytys."

Tässä skenaariossa Microsoft otti hiljattain käyttöön yksityiset kanavat, jotta voitaisiin välttää riski, että arkaluonteiset tiedot paljastuvat vahingossa ainakin kanavatasolla. Haastattelemiemme asiantuntijoiden keskuudessa vallitsi vahva yksimielisyys siitä, että yksityiset kanavat voivat olla hyvä tapa varmistaa tiettyjen asiakirjojen turvallisuus.

"On olemassa muutamia tapoja hallita yksilöllisiä oikeuksia, mutta ylläpitäjien kannalta helpoin tapa on yksinkertaisesti luoda yksityinen kanava", Weaver sanoo. "Näin luodaan erillinen SharePoint-sivusto tukemaan tiedostoja, joihin vain osan tiimistä on päästävä käsiksi. Kanava näkyy vain yksityisen kanavan jäsenille, eikä se näy niille, joille ei ole annettu käyttöoikeuksia."

Suunnittelu etukäteen

Julkaisimme äskettäin blogiartikkelin nimeltä 7 kysymystä, joihin sinun on vastattava, jotta voit käyttää Microsoft -tiimejä tehokkaasti tietohallinnossa.. Artikkelissa korostimme, että on tärkeää, että Teams-tiimit otetaan käyttöön tarkoituksellisesti ja suunnitelmallisesti, että laaditaan ohjeet ja että koulutukseen käytetään aikaa ja resursseja.

Tämä pätee erityisesti asiakirjojen hallintaan osoitteessa Microsoft Teams, ja kaikki haastattelemamme ammattilaiset ovat myös korostaneet tarvetta tukea käyttäjien käyttöönottoa asianmukaisella strategialla.

"Suurin haaste loppukäyttäjälle on se, että perustietojen hallintaan ei ole olemassa selkeitä ohjeita", Karoliina Kettukari sanoo. "Milloin perustan uuden tiimin? Milloin kanava riittää? Pitäisikö sen olla julkinen vai yksityinen? Millaisia dokumentteja voin tallentaa Teamsissa? Entä tietojen arkistointi ja arkaluonteiset tiedot?" Nämä ja monet muut kysymykset ovat kysymyksiä, joihin on vastattava jo hyvissä ajoin ennen käyttöönottoa: "Mieti Teamsin hallintoa, tiimien käyttöönottoa ja elinkaarimallia, mukaan lukien asiakirjojen hallintaohjeet, ja pohdi näitä ennen kuin edes annat lisenssejä loppukäyttäjille. Tee siitä yksinkertaista, luo visuaaliset ohjeet ja panosta ohjeiden viestimiseen."

Jasper Oosterveld suosittelee alustavaa työpajaa, johon osallistuu eri sidosryhmiä. "Suosittelen vahvasti aloittamaan hallintotyöpajalla. Työpajan tuloksena syntyy hallintostrategia Microsoft tiimien käyttöönottoa varten organisaatiossa, jotta voidaan turvata Microsoft tiimien laatu organisaatiossa."

Kun hallintosuunnitelma on laadittu, Sharon Weaverilla on mielenkiintoisia ja harkittuja vinkkejä siitä, miten siitä tiedotetaan. "Toteuta nauhoitetun ja live-koulutuksen sekoitus sekä seuranta ja omat toimistotunnit kysymyksiä ja vastauksia varten, jotta käyttäjät ymmärtävät, miten yrityksesi käyttää Teamsia.

"Aloita myös muutamalla pilottiryhmällä, joilla on hyvä asenne ja jotka kertovat kaikille menestyksestään. Näyttämällä käyttäjille esimerkkejä tavoista, joilla muut käyttävät Teamsia menestyksekkäästi käyttöönotettujen hallintasuunnitelmien puitteissa, he näkevät, että he voivat nopeasti saada käyttöönsä tarvitsemaansa tietoa ja rajoittaa pääsyä tietoihin, joita he eivät tarvitse."

Lopulliset ajatukset

Kun on kyse kollegoiden pitämisestä ajan tasalla, videopuhelun aloittamisesta tai asiakasprojektin seuraavista vaiheista sopimisesta, Microsoft Teams on melko intuitiivinen eikä todennäköisesti vaadi intensiivistä suunnittelua ja koulutusta. Loppujen lopuksi se sopii hyvin viimeaikaiseen viestintätyökalujen perinteeseen, johon olemme tottuneet yhä enemmän ja jonka päätavoitteena on helpottaa työntekijöiden yhteistyötä ja tiedonvaihtoa ilman perinteisempien järjestelmien esteitä.

Silti juuri tämä tuttuus ja intuitiivisuus tekee Teamsista todennäköisesti haasteen sekä ylläpitäjille että loppukäyttäjille, kun asiakirjojen ja tietojen hallinnasta huolehditaan sisäisten ja ulkoisten sääntöjen mukaisesti.

Työntekijät eivät aina ymmärrä, että se, mitä he sanovat tai jakavat yksityisessä keskustelussa kollegan kanssa, voi altistaa organisaation erilaisille riskeille. Samaan aikaan, kuten Bill Tolson asian ilmaisee, he toimivat edelleen pääasiassa olettaen, että heidän työtietonsa ovat heidän omiaan, "ja he hallitsevat niitä paikallisesti, mikä tekee niistä lähes näkymättömiä asianajajille ja nostaa perintäkuluja dramaattisesti."

Siksi on tärkeää, että johtajat ja IT-päälliköt ottavat johtoaseman Teamsin (ja muidenkin työkalujen) käyttöönoton huolellisessa suunnittelussa, ottavat sidosryhmät mukaan keskusteluun tarpeista ja välttämättömistä tarpeista jo varhaisessa vaiheessa ja panostavat alku- ja jatkokoulutukseen.

Haastattelemamme viisi Microsoft -ammattilaista eivät ole jättäneet käyttämättä tilaisuutta jakaa näkemyksensä tästä asiasta yleisömme kanssa, ja olemme erittäin kiitollisia heidän ajastaan ja näkemyksistään. Lopuksi Karoliina Kettukarin jakama loistava muistutus: on tärkeää tiedostaa, että paremman ymmärryksen ja selkeiden ohjeiden puuttuessa "työntekijät päätyvät työskentelemään vanhoilla tavoilla ja vanhoilla työkaluilla, koska ne he osaavat.". Tuntematon ja epäselvä on aina pelottavampaa."

Tietoa Microsoft asiantuntijoista

Alan Debijadi

Alan Debijadi on toinen perustaja ja COO seuraavassa yrityksessä Unitfly, joka yhdistää oikean teknologian ja liiketoiminnan. Hän on toiminut johtavana ohjelmistoarkkitehtina yhdessä johtavista kroatialaisista IT-yrityksistä ja työskennellyt erilaisten yritysjärjestelmien integroinnin ja automatisoinnin parissa sekä tiloissa ja pilviratkaisuissa.

Karoliina Kettukari

Karoliina Kettukari on Teams-käyttäjien käyttöönoton konsultti ja Microsoft MVP. Hän opastaa yrityksiä digitaalisen muutoksen matkalla ja auttaa organisaatioita kehittämään nykyaikaista tiimityötä ja parantamaan sisäistä viestintää Teamsin ja muiden Office 365 -työkalujen avulla.

Jasper Oosterveld

Jasper Oosterveld työskentelee konsulttina hollantilaisessa InSpark-yrityksessä. Tehtävässään hän opastaa asiakkaita Microsoft Teamsin käyttöönotossa, hallinnoinnissa ja käyttöönotossa. Tämän lisäksi hän on myös 6-kertainen Microsoft MVP Office Apps & Services -toiminnalle.

Bill Tolson

Bill Tolson on Archive360:n globaalista compliance- ja eDiscovery-toiminnasta vastaava varatoimitusjohtaja. Hänellä on yli 20 vuoden kokemus arkistointi-, tiedonhallinta- ja eDiscovery-alalta. Hän puhuu usein oikeudellisissa ja tiedonhallinta-alan tapahtumissa ja on kirjoittanut neljä e-kirjaa aiheesta.

Sharon Weaver

Sharon Weaver, Smarter Consultingin toimitusjohtaja, on Microsoft sertifioitu kouluttaja ja Microsoft Office 365, prosessien parantamisen ja tuottavuuden asiantuntija. Sharon puhuu ammattimaisesti paikallisissa, kansallisissa ja maailmanlaajuisissa tapahtumissa ja opettaa aiheita, kuten Office 365, Business Analysis, Six Sigma ja Leadership.