LVI-Pitkälä
Näin tieto virtaa paremmin – M-Files auttoi talotekniikka-alan kasvuyritystä parantamaan projektien johtamista ja dokumenttien hallintaa
Kohokohdat
- Tehostunut tiedon- ja dokumenttienhallinta sekä yhtenäiset prosessit vapauttivat aikaa projektien johtamiseen
- Työmaakohtaisten projektikäsikirjojen tietoturvallinen ja laadukas seuranta
- Parantunut asiakastyytyväisyys
Käyttötapaus
Asiakastietojen hallinta
Digitalisaatio
Projektinhallinta
Sopimushallinta
Yhteistyö ulkoisten toimijoiden kanssa
Toimiala
Talotekniikan palvelut
Sijainti
Suomi
Jaa tämä tarina
Yritys
LVI-Pitkälä on Oulusta lähtöisin oleva talotekniikan konserni, jonka tavoitteena on tarjota parasta ja laadukkainta LVI-palvelua alueellaan. Oulun, Lapin, Pirkanmaan sekä pääkaupunkiseudun talousalueilla toimiva yritys palvelee kaikissa lämpöön, veteen, ilmanvaihtoon ja olosuhteisiin liittyvissä toimeksiannoissa. Konsernin liikevaihto on kasvanut yli 24 miljoonaan euroon vuonna 2023. Yritys työllistää yli 120 LVI-alan ammattilaista.
M-Files tehosti talotekniikka-alan konsernin LVI-Pitkälän asiakasprojektien tiedon- ja dokumenttienhallintaa ja yhtenäisti sekä vapautti aikaa projektien johtamiseen.
Suurimmat haasteet ennen M-Filesia
Tavoitteena tehdä LVI-urakan tiedonkulusta saumatonta, turvallista ja reaaliaikaista
Rakennusala käy läpi voimakasta rakennemuutosta. Vallitsevassa markkinatilanteessa priorisoidaan digitalisoinnin tehostamista, asiakaspalvelua sekä kustannustehokkuutta. Näin on myös LVI-Pitkälä-konsernissa.
Toimintaympäristön muutoksen ja kasvavan asiakasmäärän myötä konsernille syntyi tarve virtaviivaistaa asiakasprojekteihin liittyvä dokumentaatioprosessi. LVI-Pitkälä haki luotettavaa kumppania, joka voisi tarjota palvelua kaikkien konsernin kuuden alueyhtiön asiakas-, projekti- ja yritysasiakirjojen hallinnointiin. Dokumenttienhallintajärjestelmän tulisi samalla tukea muun muassa työmaakohtaisten projektikäsikirjojen seurantaa tietoturvallisesti ja laadukkaasti.
Aikaisempien positiivisten kokemusten rohkaisemana LVI-Pitkälä Groupin toimitusjohtaja Veikko Laitila päätti ottaa yhteyttä M-Filesiin. Neuvotteluiden jälkeen yhteistyö käynnistyi vuoden 2023 lopulla.
“Olemme LVI-Pitkälällä kasvaneet ja laajentaneet toimintaa uusille paikkakunnille viime vuosina reippaasti. Kiireisen arjen keskellä on syntynyt tarve hallita sopimus- ja asiakastietoja entistä fiksummin koko konsernin laajuisesti. Talotekniikkaurakoissa niin asiakkaan, alihankkijan kuin tilaajan välisen tiedonkulun pitää olla saumatonta, turvallista ja reaaliaikaista alusta loppuun”, toimitusjohtaja Veikko Laitila sanoo.
"Olemme LVI-Pitkälällä kasvaneet ja laajentaneet toimintaa uusille paikkakunnille viime vuosina reippaasti. Kiireisen arjen keskellä on syntynyt tarve hallita sopimus- ja asiakastietoja entistä fiksummin koko konsernin laajuisesti. Talotekniikkaurakoissa niin asiakkaan, alihankkijan kuin tilaajan välisen tiedonkulun pitää olla saumatonta, turvallista ja reaaliaikaista alusta loppuun."
Veikko Laitila, Toimitusjohtaja, LVI-Pitkälä
"Yhteistyön myötä minimoimme riskejä, kun kaikki relevantit toimijat ovat saman oikean tiedon äärellä. Ei tule versiointiongelmia tai epätietoisuutta sen osalta kuka hoitaa mitäkin. Tämä vapauttaa myös yrityksen johdon aikaa keskittyä yrityksen arjen pyörittämiseen."
Veikko Laitila, Toimitusjohtaja, LVI-Pitkälä
M-Filesin ratkaisut
Oikea tieto oikeassa paikassa oikeaan aikaan
Yhteistyön alkaessa huomattiin, että LVI-Pitkälällä käytössä olleet järjestelmät eivät tarjonneet riittävän joustavaa ratkaisua, joka palvelisi koko konsernin dokumentinhallinnan tarpeita. Syntyi tilanteita, joissa oli vaikea varmistaa, että kaikki asiakasprojektien vaatima dokumentointi oli tehty ajallaan ja oikein.
Tiedon saavutettavuutta haluttiin myös selkeyttää. Tarjousten, suunnitelmien, piirustusten ja vaatimusten jaosta alihankkijoille ja toimittajille toivottiin kätevämpää. Lisäksi loppudokumenttien manuaalisesta kasaamisesta ja lähettämisestä haluttiin eroon. Keskiössä oli tarve skaalata tekemistä automatisoinnin keinoin.
“LVI-Pitkälälle tarjottiin dokumentinhallintajärjestelmää, jossa esimerkiksi uusien urakoiden osalta perustiedot ovat heti valmiina, työmaakohtainen seuranta on helppoa ja asiakas saa uudet tarjoukset suoraan M-Filesiin. Dokumentinhallintajärjestelmä varmistaa, että tärkeä tieto on varmuuskopioitu ja jatkuvasti saatavilla niille, joille se kuuluu. Uskomme, että tuotteemme avulla asiakastyytyväisyys ja brändi-imago paranevat, kun projektit ja sopimusvelvoitteet hoidetaan tyylikkäästi loppuun asti ja aikataulussa”, M-Filesin Senior Sales Executive Marko Erkkilä toteaa.
Tulokset
Reaaliaikaisen dokumentinhallinnan myötä urakoiden läpimeno nopeutuu
M-Filesin ja LVI-Pitkälän yhteistyöhön sisältyy projektitiedon ja sopimusten hallintaan sekä johtamisen tukeen liittyvä palvelu, johon kuuluu myös M-Files Hubshare. M-Files Hubsharella varmistetaan dokumenttien turvallinen tiedonjako sekä vastaanotto asiakkaiden ja ulkoisten yhteistyökumppaneiden kanssa.
“Yhteistyön myötä minimoimme riskejä, kun kaikki relevantit toimijat ovat saman oikean tiedon äärellä. Ei tule versiointiongelmia tai epätietoisuutta sen osalta kuka hoitaa mitäkin. Tämä vapauttaa myös yrityksen johdon aikaa keskittyä yrityksen arjen pyörittämiseen”, Laitila toteaa ja jatkaa:
“Toisena keskeisenä havaintona pidän piileviä myynnin paikkoja. Niitä nousi esiin, kun havaitsimme että sopimusten seurannan puute johtaa menetettyyn myyntiin. Takuuajan jälkeisiä vuosihuoltosopimuksia ja sopimusuusintoja jäi turhaan pöydälle. Nyt myös tämä prosessi on kunnossa, ja ennusteet liiketoiminnan kasvuun ovat hyvät. Tarjousten vastaanotto, urakoiden seuranta, aikatauluarvioiden tekeminen ja loppudokumentaatio hoituu nyt samassa selkeässä paikassa. Tästä on hyvä jatkaa.”
"Toisena keskeisenä havaintona pidän piileviä myynnin paikkoja. Niitä nousi esiin, kun havaitsimme että sopimusten seurannan puute johtaa menetettyyn myyntiin. Takuuajan jälkeisiä vuosihuoltosopimuksia ja sopimusuusintoja jäi turhaan pöydälle. Nyt myös tämä prosessi on kunnossa, ja ennusteet liiketoiminnan kasvuun ovat hyvät. Tarjousten vastaanotto, urakoiden seuranta, aikatauluarvioiden tekeminen ja loppudokumentaatio hoituu nyt samassa selkeässä paikassa. Tästä on hyvä jatkaa."
Veikko Laitila, Toimitusjohtaja, LVI-Pitkälä
M-Files tukee LVI-Pitkälä-konsernin dokumentaation sujuvuutta ja liiketoiminnan kasvun edellytyksiä useilla eri tavoilla:
- Yhteistyön myötä liiketoiminnan tehokkuus paranee, kun tiedon etsimiseen ei kulu niin paljon aikaa.
- Reaaliaikaisen dokumentinhallinnan myötä urakoiden läpimeno nopeutuu ja seuranta pysyy ajan tasalla.
- Projektiprosessit saadaan yhtenäisiksi kaikissa alueyhtiöissä.
- Aktiivinen sopimustenhallinta ja monitorointi avaa mahdollisuuksia lisäliiketoiminnan kasvattamiseen.
- Riskit minimoituvat, kun kaikki toimijat ovat saman tiedon äärellä.
- Asiakastyytyväisyys ja brändi-imago paranevat, kun projektit ja sopimusvelvoitteet hoidetaan tyylikkäästi loppuun asti ja aikataulussa.
- Tietoturva paranee, kun tiedot varmuuskopioidaan ja ovat jatkuvasti käytettävissä.