Joel und Ethan Coen. Elton John und Bernie Taupin. Doritos und Taco Bell. Kollaborationen führen im Allgemeinen zu bahnbrechenden kreativen Ergebnissen. Die nächste Zusammenarbeit, die neue Standards setzt, wird die zwischen Wissensarbeitenden und Robotern sein, um genau zu sein, KI-Chatbots.

Die Zukunft der Zusammenarbeit ist eng verbunden mit der Integration künstlicher Intelligenz (KI) und des Informationsmanagements. Laut einem Bericht der Sloan Management Review des MIT und der Boston Consulting Group sind die Unternehmen erfolgreicher, die auf eine Zusammenarbeit zwischen KI und menschlichen Arbeitskräften setzen.

KI kann sinnvoll eingesetzt werden, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, indem Abläufe optimiert werden, was frische Insights hervorbringt und die Produktivität steigern kann. Beispielsweise können KI-Technologien in Apps zur Geschäftskommunikation integriert werden, also Tools zur Zusammenarbeit im Team, und zur vereinheitlichten Kommunikation. Damit lässt sich die Produktivität der Mitarbeitenden steigern, Zeit sparen und der gesamte Geschäftsablauf verbessern.

Eins ist klar: Die Zukunft einer effektiven Zusammenarbeit ist eng mit KI und Informationsmanagementsystemen verwoben. Unternehmen, die KI für sich nutzen, können die Zusammenarbeit im Team verbessern, Abläufe optimieren und die Produktivität steigern.

Mit KI arbeiten

Expert:innen sind fachübergreifend begeistert von den Knowledge Work Automation-Fähigkeiten von KI-Chatbots wie ChatGPT. Diese Tools stützen sich auf große Sprachmodelle (Large Language Models, LLMs) und stellen leistungsstarke Partner in der Zusammenarbeit dar.

Wissensarbeitende haben die Möglichkeit, mithilfe eines KI-Chatbots schnell Informationen in unternehmenseigenen Wissensdatenbanken oder öffentlichen Datensätzen zu finden. Dazu müssen sie lediglich Prompts über eine simple Benutzeroberfläche eingeben. Sie können die Chatbots auch als Unterstützung bei kreativen Aufgaben nutzen und sich Vorschläge oder Feedback zu Ideen holen.

Die Zusammenarbeit zwischen Wissensarbeitenden und KI ist aber nicht der einzige Bereich, wo fortgeschrittene Technologien die Zukunft der Wissensarbeit beeinflussen. KI-gestützte Informationsautomatisierung und Geschäftsprozessautomatisierung wird die heutigen Rollen im Wissensmanagement grundlegend verändern.

Wissensmanagement und künstliche Intelligenz

Als die Zeit des World Wide Web in den 90er-Jahren anbrach, ahnten viele Menschen, dass es die Art der Zusammenarbeit verändern würde. Während die neuen Möglichkeiten des Internet über die Jahre zur Verbesserung der Zusammenarbeit beigetragen haben, steht Wissensarbeitenden immer noch kein effizientes Werkzeug zur Verfügung, das manuelle Aufgaben für sie übernimmt.

KI kann eingesetzt werden, um Suchfunktionen zu verbessern, mit denen Wissensmanagementsysteme arbeiten. Das ermöglicht es Nutzenden, gewünschte Informationen schneller zu finden, denn bei ihren Suchanfragen werden Kontext, Synonyme und ihre persönlichen Einstellungen berücksichtigt. Dies wirkt sich nicht nur positiv auf die Produktivität aus, sondern fördert auch die Wissensweitergabe.

Generative AI (GenAI) revolutioniert darüber hinaus das Wissensmanagement durch die Generierung neuer Inhalte, wie Texte, Bilder und Videos – basierend auf Informationen, die die KI mithilfe von Trainingsdaten lernt. KI-Technologie bietet außerdem Lösungen für die Herausforderungen des modernen Wissensmanagements, indem sie Inhalte leicht auffindbar und teilbar macht. Die Integration von KI und maschinellem Lernen in ein Wissensmanagementsystem ermöglicht intelligentes Suchen und fördert damit die Produktivität und die Art, wie Inhalte genutzt werden.

KI und Wissensmanagement sind die perfekte Kombination in Sachen Zusammenarbeit: Mit KI lassen sich die Suchfunktionen von Wissensmanagementsystemen verbessern, während GenAI das Wissensmanagement selbst revolutioniert, indem sie neue Inhalte basierend auf gelernten Informationen aus Trainingsdaten generiert.

Im Zuge der digitalen Transformation wurden zwar einige Prozesse in die Cloud verschoben, aber Wissensarbeitende verschwenden immer noch zu viel Zeit mit der Eingabe, Pflege, Anpassung und Suche von Daten. Sie arbeiten außerdem mit Datensilos: Wissensarbeitende verbringen geschätzt 12 Stunden pro Woche mit der Suche nach wichtigen Informationen.

Kombiniert mit KI-Lösungen beseitigen Wissensmanagementsysteme Silos und automatisieren manuelle, fehleranfällige Prozesse, mit denen die Zeit von Wissensarbeitenden verschwendet wird. Branchenführende Informationsmanagementsysteme bringen Ordnung ins Informationschaos, indem sie Daten automatisch organisieren, ganz unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Die Bedeutung von Dokumenten- und Informationsmanagement

Wissensarbeitende müssen zum richtigen Zeitpunkt auf die passenden Informationen zugreifen können. In der Regel werden Informationen in Form von Dokumenten gespeichert, und die meisten Unternehmen speichern wichtige Dokumente in verschiedenen Systemen, wie:

• Repositorys
• Anwendungen
• Geteilten Dateien
• ECM-Systemen
• CRM-Plattformen

Ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem bringt Ordnung ins Chaos. Mithilfe von maschinellem Lernen erstellt das System intelligente Verbindungen zwischen den Wissensinhalten eines Unternehmens, egal wo sie sich befinden, und versieht Dokumente mit Metadaten. Ein solches System ermöglicht es den Mitarbeitenden, Informationen zu finden, ohne zu wissen, wo sie gespeichert sind.

Zusammenarbeit in der Wissensarbeit – Herausforderungen und Lösungen

Die Zukunft der Arbeit für Wissensarbeitende ist eine effiziente Arbeitsumgebung mit verbesserter Zusammenarbeit und weniger Arbeitsaufwand. Dies sind einige Möglichkeiten, wie KI-Automatisierungssoftware integrierte Informationsumgebungen möglich machen wird:

Dokumente erstellen

Jedes Mal, wenn Mitarbeitende ein neues Dokument erstellen möchten, müssen sie praktisch das Rad neu erfinden. Das widerspricht allen Best Practices in Sachen Dokumentenmanagement. Software zur Automatisierung von Dokumenten ermöglicht es den Mitarbeitenden, ganz einfach Vorlagen oder Dokumentenfolgen zu erstellen und zu verwenden. Mit diesen Tools können selbst technisch nicht versierte Benutzer ganz ohne Programmieren in wenigen Minuten exzellente Vorlagen erstellen.

Dokumente finden

Ohne ein robustes Dokumentenmanagementsystem ist das Inhalts-Chaos vorprogrammiert. KI für Wissensmanagement organisiert Dokumente und hilft Wissensarbeitenden, Informationen leicht zu finden und im richtigen Geschäftskontext zu nutzen.

Dokumenten-Workflows

Die Weitergabe von Dateien zwischen den Beteiligten ist in den meisten Unternehmen gängige Praxis. Deren manuelle Verwaltung ist allerdings eine echte Zeitverschwendung für Wissensarbeitende und kann zu Engpässen führen. KI-basierte, robotergestützte Prozessautomatisierungstools können die Workflows der einzelnen Nutzenden erfassen, speichern oder neu erstellen. So können sich Wissensarbeitende auf das Wesentliche konzentrieren und intelligenter arbeiten.

FAQ

Welche Vorteile bieten Informationsmanagementsysteme?

Informationsmanagementsysteme ersparen den Mitarbeitenden lästige Tätigkeiten und verringern die mit manuellen Abläufen verbundenen Fehler, indem sie die Erfassung, den Austausch, die Pflege, die Speicherung und den Abruf von Geschäftsdaten automatisieren. Das verschafft Wissensarbeitenden mehr Zeit für Aufgaben, die ihr kreatives Können und Know-how zur Problemlösung erfordern.

Was ist Workflow-Management für Wissensarbeit?

Die Software für Workflow-Management für Wissensarbeit erfasst und automatisiert alltägliche Workflows im Zusammenhang mit Wissensarbeit und funktioniert am besten mit der Unterstützung von KI.

Viele Workflows umfassen eine gemeinsame Nutzung, Bearbeitung und Genehmigung von Dokumenten. Wenn ein Nutzer oder eine Nutzerin ein Dokument erstellt, scannt die KI dessen Inhalt, um Workflows auszulösen und Berechtigungen festzulegen. Die Software gibt das Dokument dann automatisch für die entsprechenden Personen frei.

Die Software automatisiert Aufgaben in einem End-to-End-Prozess: Immer wenn eine Person ihre Aufgabe erledigt hat, benachrichtigt die Software die nächsten Beteiligten und erinnert sie daran, ihre Aufgaben zu erledigen. Das spart Zeit für alle.

Wie wird ein Dokument automatisiert?

Eine Software zur Dokumentenautomatisierung ist die schnellste und einfachste Möglichkeit, die Erstellung und Verwaltung von Dokumentenvorlagen zu automatisieren. KI-Tools gehen noch einen Schritt weiter: Sie lernen immer dann mehr über das Unternehmen und seine Arbeitsabläufe, wenn mit der Software gearbeitet wird. Tools zur Dokumentenautomatisierung liefern proaktiv Informationen und bieten Vorschläge für die Sortierung von Dokumenten. Sie verbessern auch die automatische Klassifizierung von Dokumenten und verbessern die Suchfunktionen.