Las organizaciones dependen de Microsoft para la colaboración y la comunicación, pero el contenido disperso, los procesos manuales y los sistemas desconectados siguen ralentizando el trabajo y aumentando el riesgo de incumplimiento normativo. Diseñado para la IA: una guía estratégica para la gestión moderna de documentos muestra cómo M-Files el entorno Microsoft unificando la información, automatizando la gobernanza, enriqueciendo los metadatos y preparando los datos conectados para la IA. El resultado es flujos de trabajo más rápidos, mayor visibilidad, menos tareas rutinarias y mayor seguridad y cumplimiento normativo en toda la empresa.

Para aprovechar al máximo estas ventajas, las organizaciones necesitan un sistema de gestión de documentos moderno y centrado en el contexto que mejore la experiencia Microsoft en lugar de sustituirla. M-Files el contenido de correo electrónico, Teams, SharePoint y unidades compartidas en un único marco regulado basado en datos conectados. Los metadatos añaden claridad, la gobernanza se automatiza y las herramientas de IA obtienen el contexto que necesitan para ofrecer información fiable. Los equipos dedican menos tiempo a buscar o recrear documentos y más tiempo a gestionar tareas significativas en lugar de tareas rutinarias, con información segura, conforme y lista para la automatización.

Contenido del libro electrónico

Esta guía estratégica le mostrará cómo:

• Elimine los silos y el caos de versiones unificando los documentos de todos los repositorios (correo electrónico, SharePoint, carpetas de red y más) en un único sistema regulado para que todos puedan encontrar siempre la información más reciente sin esfuerzo.
• Acelere el trabajo y ahorre tiempo con la búsqueda inteligente, que ayuda a los equipos a localizar archivos por significado y metadatos, lo que reduce el tiempo dedicado a tareas rutinarias y mejora la colaboración entre departamentos.
• Refuerce la seguridad y el cumplimiento normativo con una gobernanza automatizada que aplique políticas de retención, permisos de acceso y registros de auditoría de forma coherente en todo el contenido.
• Integre la gestión de documentos en los flujos de trabajo diarios de Microsoft , incluidos Teams, Outlook y SharePoint, para aumentar la adopción, optimizar las tareas y mejorar la eficiencia de los procesos.
• Aproveche todo el potencial de la IA con datos limpios, ricos en contexto y conectados, de modo que herramientas como Microsoft Copilot ofrecer información fiable y relevante, en lugar de amplificar el ruido o el riesgo.

También verá resultados reales, incluido un Forrester en el que las organizaciones lograron un retorno de la inversión del 294 % en tres años y redujeron el tiempo de búsqueda de documentos en un 50 % al adoptar estas prácticas modernas de gestión de documentos.

Quién debe leer esto

Esta guía está destinada a:

• Directores de informática, directores de tecnología y responsables de TI que impulsan la transformación digital y las iniciativas de inteligencia artificial y que necesitan modernizar la forma en que se gestiona la información.
• Responsables de gestión de la información y cumplimiento normativo (gestores de registros, equipos jurídicos/de riesgos) que buscan un mejor control, seguridad y supervisión de los documentos y datos.
• Gerentes comerciales y de proyectos en sectores con un uso intensivo de documentos (desde servicios profesionales y contabilidad hasta ingeniería y construcción) que buscan optimizar los flujos de trabajo y reducir los retrasos operativos.
• Organizaciones que han invertido en Microsoft y desean un sistema de gestión documental más inteligente para mejorar la productividad, reforzar la experiencia del usuario y prepararse para la IA.

Por qué es importante la gestión moderna de documentos: del caos al contexto

Al unificar la información crítica e integrar la inteligencia en el trabajo diario, una plataforma moderna de gestión documental convierte el caos documental en claridad y control. Garantiza que las personas tengan fácil acceso a la información adecuada en el momento oportuno, reduce la duplicación y los errores, y protege los datos confidenciales con el cumplimiento normativo integrado. En la era de la IA, es esencial contar con una base de contenidos limpia y bien gestionada, ya que permite que las soluciones de IA proporcionen información fiable en lugar de ruido. En resumen, la gestión moderna de documentos no se limita al almacenamiento de archivos. Se trata de permitir que su organización trabaje de forma más inteligente, rápida y segura, al tiempo que se minimizan los riesgos en toda la empresa.

No dejes que los sistemas heredados te frenen

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