Guía básica sobre la automatización del trabajo del conocimiento

Aplicaciones de inteligencia artificial (IA) generativa como ChatGPT están dominando las noticias y los trabajadores del conocimiento (profesionales que utilizan habilidades de información, creatividad y pensamiento crítico) están poniéndoles mucha atención.

Las categorías del trabajo del conocimiento incluyen a quienes desempeñan tareas creativas (escritores y artistas), a quienes se desempeñan en lo intelectual (profesores y economistas) y a quienes trabajan como expertos (arquitectos e ingenieros en computación). Cualquier persona interesada en IA generativa puede intentar predecir el impacto de esta nueva tecnología. La IA y la automatización tienen el poder de transformar el futuro del trabajo a través de la automatización del trabajo del conocimiento.

La IA y la automatización

La automatización del trabajo del conocimiento utiliza varias tecnologías para empoderar a los trabajadores del conocimiento para optimizar sus habilidades esenciales. También, acelera tareas como la seguridad, el cumplimiento y la gestión de documentos, de contenido y del flujo de trabajo. La automatización del trabajo del conocimiento fomenta el desarrollo de nuevas mejores prácticas y la automatización, permitiendo a los trabajadores del conocimiento generar más valor para sus empleadores.

El trabajador del conocimiento promedio pasa el 40% de su día realizando tareas que no requieren de sus habilidades esenciales. Más de mil millones de personas en todo el mundo pasan casi cuatro horas al día redactando correos electrónicos, organizando documentos y verificando reglas de cumplimiento normativo. Estos procesos de negocio no maximizan el tiempo de un trabajador del conocimiento. La automatización del trabajo del conocimiento ayuda con estas tareas, y más, permitiendo a los trabajadores del conocimiento enfocarse en actividades importantes y más estimulantes.

¿Qué hace la automatización del trabajo del conocimiento?

Las personas a menudo malinterpretan el principal uso de la IA en el trabajo del conocimiento y su automatización. En primer lugar, diferentes tipos de tareas estructuradas pueden ser automatizadas sin necesidad de recurrir a la IA. En segundo lugar, la IA puede ayudar con tareas creativas y menos estructuradas, como la creación de arte, la escritura de código y el diseño de edificios en colaboración estrecha con personas. Por último, la combinación de la IA y la automatización contribuye a reducir la cantidad de tareas que las personas no necesitan realizar.

A continuación, presentamos cuatro tareas vitales que la automatización del trabajo del conocimiento puede realizar para aligerar la carga de trabajo de los profesionales.

• Gestión de documentos: la captura, el rastreo y el almacenamiento de documentos electrónicos, como PDF, archivos de procesamiento de texto, esquemáticos y documentos legales. Estas herramientas permiten una gestión de documentos más rápida y eficiente que ingresar datos manualmente, ya que pueden rastrear metadatos, manejar la integración de datos y su validación, organizar el almacenamiento y más. Todo ello sin requerir de los trabajadores del conocimiento intervenciones que consuman su tiempo.
• Gestión de contenido: la recopilación, obtención, entrega y gobernanza de la información institucional en cualquier formato. La gestión de contenido se ocupa de cada etapa del ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su almacenamiento o eliminación. La gestión de documentos, por su parte, se enfoca en almacenar y compartir documentos dentro de una organización.
• Gestión del flujo de trabajo: la identificación, organización y coordinación de un conjunto determinado de tareas para producir activos. La gestión del flujo de trabajo optimiza mejores prácticas y procedimientos operativos de una empresa para aumentar la productividad, acabar con las tareas repetitivas y eliminar errores. Los nuevos proyectos requieren que los trabajadores del conocimiento desarrollen sus propias mejores prácticas y flujos de trabajo, pero hacerlo mediante prueba y error es un proceso ineficiente y poco gratificante.
• Seguridad y cumplimiento: todas las empresas se enfrentan a riesgos de seguridad y deben seguir varios conjuntos de regulaciones y estándares de cumplimiento. Mantener el cumplimiento normativo y la seguridad de los datos puede ser un trabajo de tiempo completo para un experto en el tema. Con frecuencia, los trabajadores del conocimiento no están suficientemente entrenados para encargarse de tareas de cumplimiento y seguridad y realizarlas desperdicia tiempo que estaría mejor dedicado al verdadero trabajo del conocimiento.

El futuro del trabajo del conocimiento

La automatización del trabajo del conocimiento aprovecha la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y los grandes modelos de lenguaje, para automatizar todo lo que no es verdadero trabajo del conocimiento. La IA elimina el caos de información, captura el conocimiento institucional y analiza la documentación existente, para crear y finalizar documentos, correos electrónicos, formularios estandarizados y más.

Esta automatización proporciona a los trabajadores del conocimiento resúmenes de documentos en cualquier idioma y genera contenido a partir de instrucciones. Además, automatiza los flujos de trabajo que facilitan las mejores prácticas. Una plataforma líder en la automatización del trabajo del conocimiento crea una experiencia para el empleado que atrae y estimula a los profesionales cualificados y elimina casi cuatro horas diarias de trabajo menos interesante y de poco valor.

Preguntas frecuentes: lo que necesita saber de la automatización

¿Cuál es la diferencia entre un sistema de automatización de oficinas y un sistema de automatización del trabajo del conocimiento?

Como su nombre lo indica, la automatización de oficinas ayuda a administrar de manera eficiente una oficina; brinda soporte a gerentes de proyectos y profesionales que trabajan con datos y permite videoconferencias. La automatización del trabajo del conocimiento empodera a los usuarios del conocimiento para trabajar de forma más efectiva y aprovechar el conocimiento de su organización. Además, llena vacíos de conocimiento, guía flujos de trabajo que se basan en el conocimiento y asegura el acceso al conocimiento a todos los miembros del equipo.

¿Por qué deberíamos usar la automatización del trabajo del conocimiento?

La automatización del trabajo del conocimiento es el futuro del trabajo y el futuro de la automatización. Las herramientas de automatización ayudan a los trabajadores del conocimiento a desempeñarse a niveles más altos y mejorar la productividad mediante la automatización de flujos de trabajo. Los beneficios a largo plazo de la automatización del conocimiento fortalecerán la eficiencia en cualquier entorno laboral. En la actualidad, es un hecho que ya reduce errores humanos y ahorra tiempo en cualquier operación empresarial.

¿Por qué la automatización del trabajo del conocimiento es tan disruptiva?

Cualquier tipo de automatización del trabajo es disruptiva y la del trabajo del conocimiento no es la excepción. La automatización del trabajo del conocimiento utiliza los avances en las ciencias de la computación y la tecnología de la información para desarrollar y realizar cambios a mayor escala en el trabajo intelectual. Un trabajador del conocimiento utiliza un software de automatización para que se encargue de tareas no esenciales y así reducir costos en cualquier producto o servicio.

Descubra más sobre la automatización del trabajo del conocimiento.