Box ist auch ein wichtiges Element in mehreren anderen Organisationssystemen, darunter das System des IRC zur Verfolgung von Zuschüssen, das Opportunity Tracking and Implementation System (OTIS). Bei bis zu 700 Zuschussanträgen, die gleichzeitig bearbeitet werden, kann die Nachverfolgung überwältigend sein. Wenn alle zuwendungsbezogenen Informationen an einem Ort organisiert sind, können die Mitarbeiter leicht auf sie zugreifen und sie gemeinsam nutzen.

Eine weitere Funktion von Box ist die Unterstützung von Schulungen und Change Management. Als das IRC Plattformen wie Salesforce und Office 365 einführte, mussten die Benutzer Vertrauen und Fachwissen gewinnen, um die Akzeptanz sicherzustellen. Daher wurde eine Vielzahl von Videos und Artikeln veröffentlicht, um diesen Prozess zu unterstützen, und manchmal wurden individuelle Fernschulungen angeboten, um die Technologien bei den Führungskräften zu fördern. Fackler schreibt Box zu, dass es den Mitarbeitern ermöglicht, viel sicherer und effektiver zu kommunizieren, was für sie inzwischen zu einer "Lebensart" geworden ist.

Metadaten-Tagging übertrumpft ordnerbasierte Dateien

Trotz der weiten Verbreitung von ECM-Systemen verlassen sich viele Menschen immer noch auf persönliche, ordnerbasierte Ablagesysteme. Dies erschwert die Zusammenarbeit, da diese Art von Informationen für andere nicht zugänglich ist. M-Files wurde auf der Grundlage der Prämisse gegründet, dass Dokumente nicht mit Ordnersystemen verwaltet werden sollten, sondern mit umfangreichen Metadaten versehen werden und dann je nach Rolle des Benutzers relevante Ansichten der Informationen angezeigt werden. "Ordner können schnell unübersichtlich werden, besonders in großen Unternehmen", sagt Ville Somppi, VP of Industry Solutions bei M-Files. "Wenn Dokumente mit umfangreichen Metadaten versehen werden, stellen die Benutzer fest, dass die von ihnen benötigten Dokumente leicht auffindbar sind, und sie sind eher bereit, ein zentralisiertes Unternehmenssystem zu nutzen."

Wenn Dokumente über Metadaten genau beschrieben und identifiziert werden, ist es außerdem möglich, Geschäftsregeln anzuwenden, die das Dokument durch Workflows leiten. So kann beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter, der ein Angebot erstellen möchte, das Dokument in einer Vorlage erstellen und es an den nächsten Prüfer weiterleiten. "Das System kann Regeln durchsetzen", erklärt Somppi, "und dadurch eine strukturierte Zusammenarbeit schaffen." Bei einem Vertrag zum Beispiel könnten Genehmigungen auf mehreren Ebenen erforderlich sein. "M-Files versteht jede Datei und weiß, was mit ihr geschehen muss", fügte er hinzu, "so dass es das Dokument in der richtigen Reihenfolge zur Unterzeichnung weiterleitet."

Die Metadaten ermöglichen eine robuste Sicherheit, da sie den Inhalt des Dokuments und die Rolle der einzelnen Benutzer kennen. "In der Personalabteilung gibt es möglicherweise nur eine begrenzte Anzahl von Personen, die während eines Screening-Prozesses Zugang zu den Bewerbern für eine Stelle haben", so Somppi. "In der nächsten Phase können mehrere Personalverantwortliche die Informationen des Bewerbers einsehen. Die Möglichkeit, die Bewerbung einzusehen, wird durch die Geschäftsregeln für diese Phase bestimmt. In regulierten Branchen kann die Nachverfolgung von Informationen extrem wichtig sein. "M-Files weiß, wer ein Dokument sieht, wer es ändert und was das Endergebnis ist", erklärt Somppi. "Es wird ein automatischer Prüfpfad erstellt, so dass die Organisation zurückgehen und die Bewegung des Dokuments durch den Workflow validieren kann."

Manche Kunden zögern mit der Einführung eines ECM-Systems, weil sie befürchten, dass die Migration all ihrer Daten in ein Unternehmenssystem eine unüberwindbare Hürde darstellen oder die Produktivität beeinträchtigen könnte. "Wir haben einige Strategien, um diese Bedenken zu zerstreuen", kommentiert Somppi. "Zum einen können die Benutzer weiterhin mit SharePoint oder einem anderen Produkt arbeiten, das zuvor eingesetzt wurde", sagte er. "M-Files kann SharePoint lesen, während sich die Benutzer an die Schnittstelle M-Files gewöhnen. Wir nennen das eine sanfte Migration."

Die Zusammenarbeit sowohl mit Partnern als auch mit Kunden wird immer wichtiger. "Die Grenzen zwischen Organisationen verschwimmen", hat Somppi beobachtet. "Sie haben vielleicht externe Beratungsfirmen, die aktiv an einem Projekt beteiligt sind, oder Lieferanten, die den Status einer Aufgabe kennen müssen." M-FilesDie Übernahme von Hubshare ermöglichte die Erstellung von Portalen, die für externe Benutzer zugänglich sind, aber in Kombination mit den Metadaten und Geschäftsregeln von M-Filesnur die Informationen anzeigen, für die sie berechtigt sind. "Wir wollten die Zusammenarbeit auf eine Weise neu erfinden, die einfach zu bedienen ist, aber dennoch die Kontrolle behält", so Somppi abschließend.