Von Samyak Goswami in Business Operations | Zuletzt aktualisiert: November 17, 2022

Wenn Sie schon einmal mit einem Dokumentenschrank zu tun hatten, in dem jeden Tag viele Dokumente und Dateien zu organisieren sind, werden Sie zustimmen, dass dies sehr entmutigend sein kann. Zum Glück gibt es jetzt Softwarelösungen für die Verwaltung von Dokumenten-Workflows, die all diese Aufgaben für Sie erledigen können und noch mehr. Die Verwaltung von Dokumenten umfasst mehrere Komponenten, darunter Arbeitsabläufe, Zusammenarbeit, Einhaltung von Vorschriften und so weiter.

In den letzten Jahren hat sich ein Wandel in der Geschäfts- und Arbeitsplatzkultur vollzogen. Arbeitgeber fördern zunehmend papierlose Bürosoftware, um einen schnellen, bequemen und einfacheren Zugriff auf Informationen zu ermöglichen. Bei dieser Art von Büro können die Mitarbeiter nach ihren eigenen Zeitplänen arbeiten, und die Informationen werden leichter im gesamten Unternehmen verteilt.

Angesichts zunehmender Umweltbedenken setzen Unternehmen immer mehr auf papierlose Büros. Laut einer Studie der National Association of Office Product Suppliers (NAOP) erzeugt der durchschnittliche Büroangestellte jedes Jahr mehr als 2.000 Pfund Abfall.

Es liegt an den Unternehmen, entweder ihre Recyclingbemühungen zu verstärken oder die von ihnen erzeugte Abfallmenge zu verringern.

Ein papierloses Büromodell könnte für Sie in Frage kommen, wenn Ihr Unternehmen einen nachhaltigen Ansatz zur Verringerung des Abfallaufkommens sucht. Durch den Einsatz einer papierlosen Bürosoftware werden herkömmliche Dokumente wie Briefe, Berichte und Rechnungen nicht mehr benötigt.

Fotokopien und das Sortieren von Papierstapeln können entfallen, was dem Verwaltungspersonal Zeit spart. Außerdem können Unternehmen mit einem papierlosen Büro Druckkosten sparen.

Es mag entmutigend erscheinen, in Ihrem Büro papierlos zu arbeiten, aber es ist nicht so schwierig, wie Sie denken. In diesem Leitfaden erläutern wir die Grundlagen des papierlosen Arbeitens und geben Tipps für den Einstieg.

Die folgenden Schritte werden Ihnen helfen, Ihr Büro zu organisieren und effizienter zu gestalten, um Ihr Arbeitsleben zu erleichtern.

Umweltauswirkungen durch papiergestützte Büros

Papier ist ein vielseitiges Material, das schon seit Jahrhunderten verwendet wird. Es kann für verschiedene Zwecke verwendet werden, vom Schreiben und Drucken bis hin zu Verpackung und Isolierung. Angesichts der zunehmenden Beliebtheit von Papier ist es wichtig, sich der Auswirkungen von Abfällen auf die Umwelt bewusst zu sein.

Aufgrund ihrer hohen Produktions- und Verbrauchsraten hat sie erhebliche Auswirkungen auf die Umwelt. Nach Angaben des Umweltprogramms der Vereinten Nationen (UNEP) gehört die Papierindustrie zu den drei umweltschädlichsten Branchen der Welt.

Papierzentrierte Büros tragen zu Umweltschäden bei, wenn digitale Plattformen zur neuen Normalität werden.

Was ist das papierlose Büro?

Das papierlose Büro ist ein beliebter Trend in der Wirtschaft, bei dem die Mitarbeiter keinen Papierkram mit sich führen müssen. Mit dem papierlosen Büro kann der gesamte Papierkram, der früher im Büro erledigt wurde, jetzt elektronisch erledigt werden.

Dies reduziert den Papierverbrauch und ermöglicht es den Mitarbeitern, von jedem Ort der Welt aus zu arbeiten. Ein papierloses Büro ist aus mehreren Gründen wichtig und wird sich in den kommenden Jahren wahrscheinlich noch weiter durchsetzen.

Vorteile des papierlosen Büros

Es ist kein Geheimnis, dass sich die Technologie ständig weiterentwickelt. Vorbei sind die Zeiten, in denen wir in unserem Büro mit Papier herumhantieren mussten, um organisiert zu bleiben.

Moderne Software für das papierlose Büro kann in Sekundenschnelle Abfragen in den größten Dokumenten finden. Deshalb bewegen sich Büros mit der modernen papierlosen Bürosoftware von heute auf ein papierloses Büro zu, einschließlich digitaler Akten und elektronischer Aufzeichnungen.

Hier sind einige Vorteile, warum Sie ein papierloses Büro in Betracht ziehen sollten:

Verbessert die Kommunikation

Im Gegensatz zu früher, als die Mitarbeiter stundenlang auf Dokumente in ihren Postfächern warten mussten, können sie jetzt über digitale Systeme sofort auf Informationen zugreifen, wenn sie sie brauchen. Das bedeutet schnellere Reaktionszeiten auf Kundenanfragen und eine bessere Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Management.

Reduziert die Energiekosten

Für die Herstellung und den Transport von Papier wird viel Energie benötigt, was sich mit der Zeit summiert. Indem Sie papierlos arbeiten, können Sie den Energieverbrauch Ihres Büros senken, indem Sie elektronische Dokumente anstelle von physischen verwenden. Dies kann Ihre Energierechnung um die Hälfte oder mehr senken.

Zeit sparen

Wenn alles digital ist, müssen Informationen nicht mehr von einem Dokument in ein anderes kopiert und eingefügt werden.

Sie können bequem von Ihrem Schreibtisch aus auf alle Informationen zugreifen, die Sie benötigen, ohne lange danach suchen zu müssen. Das spart Zeit, reduziert unnötigen Stress und Druck und trägt dazu bei, dass Sie keine wichtige Frist verpassen.

Reduziert Abfall

Ein großer Teil der Abfallvermeidung besteht darin, die Menge der Abfälle zu begrenzen, die in den Mülleimer wandern. Durch den Verzicht auf Papier können Sie das Ausdrucken unzähliger Papierstücke vermeiden, die in den Papierkorb wandern.

Speichern Sie stattdessen alle Informationen digital auf Ihrem Computer oder in digitalen Dateien. Das bedeutet weniger Abfall und weniger Fahrten zum Recycling-Center.

Wie lässt sich die Idee des papierlosen Büros am Arbeitsplatz umsetzen?

In der digitalen Welt von heute kann es schwierig sein, das anfallende Papier zu verwalten. Wenn Sie jedoch eine papierlose Umgebung einrichten, wird Ihr Unternehmen nicht nur effizienter, sondern auch in Bereichen wie Recycling und Lagerung unterstützt. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihr Unternehmen papierlos machen können:

#1. Verwenden Sie Cloud-Speicherplattformen

Die Umstellung auf ein papierloses Büro wird immer beliebter, aber sie ist nicht ohne Herausforderungen. Eine der größten Herausforderungen besteht darin, dass viele Mitarbeiter immer noch auf Papierdokumente angewiesen sind, um ihre Arbeit zu erledigen.

Das bedeutet, dass sie überall auf diese Dokumente zugreifen müssen, was zu einem Problem werden kann, wenn sie nicht an ihrem Arbeitsplatz sind oder ihr Computer abstürzt.

Eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, ist die Nutzung von Cloud-Speicherplattformen. Diese Plattformen ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Dokumente elektronisch zu speichern und von jedem Gerät aus darauf zuzugreifen. Dadurch müssen sie nicht mehr viele Papierdokumente mit sich herumtragen und können leichter den Überblick über alles behalten, was sie brauchen.

Ein weiterer Vorteil dieser Plattformen ist, dass sie Ihnen helfen, Geld zu sparen. Wenn Sie Ihre Dokumente elektronisch speichern, müssen Sie nicht für deren Speicherplatz auf Ihrer Festplatte bezahlen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie viele Dokumente speichern müssen.

Insgesamt ist die Nutzung von Cloud-Speicherplattformen eine gute Möglichkeit, die Effizienz Ihres papierlosen Büros zu verbessern. Sie bieten den Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit, auf ihre Dokumente zuzugreifen, was die Zeit für die Suche nach ihnen minimiert.

#2. Einführung elektronischer Kommunikationsmittel

Es ist kein Geheimnis, dass elektronische Kommunikationsmittel in der heutigen Arbeitswelt immer häufiger eingesetzt werden. Büroangestellte aller Ebenen nutzen diese Tools wie E-Mail, Microsoft Office 365 oder Slack, um die Effizienz zu steigern und Papierabfälle zu reduzieren.

Einer der wichtigsten Vorteile dieser Instrumente besteht darin, dass sie dazu beitragen können, unnötigen Papierkram zu vermeiden. Das spart Zeit und Energie und verringert das Risiko menschlicher Fehler.

Darüber hinaus können elektronische Kommunikationsmittel auch zur Verbesserung der Effizienz und Produktivität im Büro beitragen. Indem sie es den Mitarbeitern ermöglichen, Dateien auszutauschen und in Echtzeit an Projekten zusammenzuarbeiten, können diese Tools die Effizienz um bis zu 50 % steigern.

Unternehmen, die diese Instrumente erfolgreich eingeführt haben, konnten die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter erheblich steigern.

#3. Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf elektronische Software

Wenn Unternehmen zu einem papierlosen Arbeitsplatz übergehen, müssen die Mitarbeiter entsprechend geschult werden, um mögliche Unfälle zu vermeiden. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter darin schulen, wie man ohne Papiere arbeitet, können Sie sicher sein, dass sie alle Dateien oder Dokumente, die elektronisch gespeichert werden müssen, handhaben können.

Das spart Ihrem Unternehmen nicht nur Zeit und Geld, sondern hilft Ihrem Team auch, produktiv und sicher in einer papierlosen Umgebung zu arbeiten.

#4. Einen elektronischen Arbeitsbereich schaffen

Papierlose Büros werden immer beliebter, nicht nur, weil sie umweltfreundlicher sind, sondern auch, weil sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter erhöhen.

Durch die Einrichtung eines auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen elektronischen Arbeitsbereichs wird sichergestellt, dass jeder in Ihrem Büro produktiv ist und sich auf seine Arbeit konzentrieren kann.

Software für das papierlose Büro erleichtert den Übergang zum papierlosen Büro

Die manuelle Durchführung der einzelnen Schritte zur Schaffung eines papierlosen Arbeitsbereichs kann sehr mühsam sein.

Außerdem ist die Verwaltung eines solch komplexen Geflechts verschiedener Anwendungen eine Aufgabe. Im Folgenden finden Sie einige papierlose Bürosoftware, die maßgeschneidert ist, um Büros den Übergang zum digitalen Weg ohne viel Schulung oder Ressourcenzuweisung zu erleichtern.

SignNow

Viele Menschen sind mit der traditionellen Methode der Unterzeichnung von Dokumenten auf Papier vertraut. Dieses Verfahren kann jedoch manchmal zeitaufwändig sein, und es gibt keine Garantie dafür, dass alle Unterschriften korrekt sind.

Zum Glück gibt es ein neues Online-Tool namens SignNow, das den papierlosen Prozess der Online-Unterzeichnung von Dokumenten erleichtert.

Mit Sign Now können Benutzer digitale Signaturen mit ihrem Computer oder Mobilgerät erstellen. Sobald Sie Ihre Unterschrift fertiggestellt haben, können Sie sie in einer Datei speichern oder sie mit anderen teilen. Außerdem bietet Sign Now hilfreiche Tipps und Anweisungen, um sicherzustellen, dass Ihre Unterschriften korrekt und lesbar sind.

Der Dienst ist kostenlos und kann von jedem Computer mit Internetzugang aus genutzt werden. Dokumente können von überall auf der Welt unterzeichnet werden, und es ist nicht nötig, das Dokument zu drucken oder zu faxen.

Geben Sie die Details des Dokuments ein, wählen Sie eine Unterschriftsart und senden Sie das Formular ab. Der Dienst erstellt automatisch eine digitale Kopie des Dokuments und sendet sie an Ihre E-Mail-Adresse.

Darüber hinaus kann dieses Tool für verschiedene Zwecke verwendet werden, z. B. für die Online-Unterzeichnung von Dokumenten, die Erstellung von Vereinbarungen und die Aushandlung von Verträgen. Kurz gesagt, wenn Sie nach einer einfachen Möglichkeit suchen, Ihre rechtlichen Dokumente zu unterschreiben, ist Sign Now einen Versuch wert.

PdfFiller

Sie werden pdfFiller lieben, wenn Sie ein vielbeschäftigter Berufstätiger sind, der viele Dokumente zu verwalten hat. Mit diesem Online-Tool können Sie Dokumente schnell und einfach bearbeiten, erstellen und verwalten.

Füllen Sie die Felder aus, klicken Sie auf "Senden", und Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert. Wenn Sie ein Exemplar ausdrucken oder an andere weitergeben möchten, können Sie dies ebenfalls mit dem PDF-Ausfüller tun.

Es ist ein vielseitiges Werkzeug, mit dem Sie Ihre statische PDF-Datei in ein interaktives Erlebnis für Absender und Empfänger verwandeln können.

PDF Filler hat verschiedene Funktionen, die es zu einer idealen Wahl für Leute machen, die ihre Dateien schnell aktualisieren oder verwalten müssen. Darüber hinaus ist es auch für Personen geeignet, die die Erstellung und das Ausfüllen von PDF-Dokumenten online automatisieren müssen.

DeskTime

Die Verwaltung von Arbeit und Freizeit ist schwierig, aber wenn Sie nach einer App suchen, die Ihnen dabei hilft, dann ist DeskTime das perfekte Tool.

Mit dieser App können Sie alles, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert, mit Hilfe eines automatischen Zeiterfassungsgeräts leicht im Auge behalten. Egal, ob es um die Arbeitsstunden geht oder darum, wie lange Sie letzte Nacht geschlafen haben, diese App hat alle Funktionen, die es Ihnen leicht machen, Ihren Zeitplan zu verwalten.

DeskTime ist die ultimative App für die erfolgreiche Verwaltung Ihres Zeitplans und Ihres Online-Geschäfts. Die App bietet eine Vielzahl von Funktionen, die sie zum perfekten Werkzeug für Zeitmanagement und Organisation machen.

Die App kann kostenlos heruntergeladen werden, und es gibt keine In-App-Käufe. Sie kann auch verwendet werden, um Ihre eigene Zeit und die Zeit anderer zu erfassen.

Sie können diese App auch zur Verwaltung Ihrer Online-Geschäftsaktivitäten verwenden, einschließlich der Verfolgung Ihrer Verkaufszahlen und Social-Media-Updates. Dieser ultimative Time Tracker ist das perfekte Werkzeug für jeden, der seine Effizienz und Produktivität verbessern möchte.

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Juro

Die Komplexität juristischer Verträge ist ziemlich entmutigend, aber eine digitale Lösung wie Juro ist für solche Fälle ideal. Juro ist ein Tool zur Automatisierung von Rechtsverträgen, mit dem Ihr Team die Erstellung, Unterzeichnung und Nachverfolgung von Rechtsverträgen rationalisieren kann.

Durch die Automatisierung alltäglicher Vertragsaufgaben können Sie Zeit sparen und die Genauigkeit bei der Vertragserstellung gewährleisten. Außerdem bietet die Software eine Benutzeroberfläche, die für alle Mitglieder Ihres Teams leicht zu bedienen ist.

Dadurch wird der Prozess für alle Beteiligten reibungsloser und leichter zugänglich. Darüber hinaus lässt sich Juro in mehrere gängige Rechtssoftwareprogramme integrieren, sodass Sie Ihre Verträge ganz einfach von einem Ort aus verwalten und verfolgen können.

Zu den Vorteilen des Einsatzes von Juro gehören die Automatisierung der Vertragserstellung, die Überwachung und Verfolgung der Vertragseinhaltung sowie die Automatisierung der Vertragsverhandlung und -erfüllung.

Außerdem bietet es eine Reihe von Funktionen, die Unternehmen dabei helfen, die Effizienz und Effektivität ihrer rechtlichen Verträge zu verbessern. Wenn Sie also nach einer Möglichkeit suchen, Ihren Vertragserstellungsprozess zu automatisieren, sind Sie bei Juro genau richtig.

Dateizentrale

Mit der wachsenden Anzahl digitaler Dateien kann man leicht von der Menge der zu verwaltenden Daten überwältigt werden. Eine Möglichkeit, damit umzugehen, ist der Einsatz eines Tools wie Filecenter.

Mit Hilfe dieses Tools können Sie Ihre Dokumente schnell organisieren und alle Ihre digitalen Dateien verwalten, so dass sie leicht zu finden sind.

Filecenter ist ein Cloud-basiertes Dateiverwaltungssystem, das den Zugriff auf Dateien, die gemeinsame Nutzung und die Zusammenarbeit von jedem Gerät oder Standort aus erleichtert. Sie können von jedem Computer mit einer Internetverbindung auf dieses Tool zugreifen.

Sie benötigen keine spezielle Software oder Hardware, um FileCenter zu nutzen. Öffnen Sie einfach die Website und beginnen Sie mit der Suche nach den Dateien, die Sie benötigen. Sie können dieses Tool auch verwenden, um Ordner freizugeben oder große Dateien in der Cloud zu speichern.

Wenn Sie auf der Suche nach einer einfachen Möglichkeit sind, Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und Ihre Organisation zu verbessern, dann ist Filecenter die perfekte Lösung.

M-Files

Wenn es Ihnen wie den meisten Wissensarbeitern geht, suchen Sie immer nach Möglichkeiten, produktiver zu sein. Aber bei dem ständigen Zustrom neuer Informationen und Projekte kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. An dieser Stelle kommt M-Files ins Spiel.

Diese metadatengesteuerte Dokumentenmanagement-Plattform wurde entwickelt, um Mitarbeitern zu helfen, ihr Produktivitätspotenzial auszuschöpfen. Die Plattform M-Files ermöglicht es Ihnen, von jedem Gerät oder Computer aus auf Dateien zuzugreifen und diese gemeinsam zu bearbeiten, indem sie einen zentralen Speicherort für alle Ihre Dokumente bereitstellt.

Darüber hinaus bietet die Plattform M-Files leistungsstarke Suchfunktionen, mit denen Sie schnell und einfach genau das finden können, was Sie suchen.

Eines der besten Dinge an M-Files ist, dass sie Unternehmen helfen können, ihre Gewinne zu steigern. Durch die Überprüfung und Erstellung einer M-Akte wird sichergestellt, dass alle wichtigen Unternehmensdaten organisiert und leicht zugänglich sind.

Das macht es einfacher, Ihre Fortschritte zu verfolgen und den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten. Ein weiterer großer Vorteil von M-Files ist, dass sie privat sind. Ihre Geschäftsdaten sind nicht öffentlich zugänglich, so dass andere sie sehen können. Dies kann Ihren Ruf und wertvolle Geschäftsgeheimnisse schützen.

Cloudli

Mit den leistungsstarken Virtualisierungsfax-over-IP-Lösungen von Cloudli können Sie Ihre Abläufe virtualisieren und gleichzeitig Ihre kritischen Daten schützen.

Mit ihren Lösungen können Sie schnell und einfach virtuelle Maschinen in der Cloud erstellen, verwalten und bereitstellen, ohne sich um die zu ihrer Unterstützung erforderliche Infrastruktur kümmern zu müssen.

Mit den Fax-IP-Lösungen von Cloudli können Sie weltweit sicher Faxe senden und empfangen, ohne dass Sie eine eigene Faxleitung oder ein eigenes Gerät benötigen.

Cloudli bietet mehrere Vorteile für Unternehmen, die ihren Betrieb virtualisieren müssen. Erstens hilft es bei der Konsolidierung Ihrer Infrastruktur und verbessert die Effizienz, indem es Ihnen ermöglicht, mehrere Anwendungen auf einem einzigen Server auszuführen.https://geekflare.com/hyperconverged-infrastructure/

Das spart Zeit und Geld, da Sie nicht mehr für jede Anwendung einen eigenen Server kaufen müssen. Außerdem schützt es Ihre Daten, da Sie Ihre Server virtualisieren können.

Fällt ein Server aus, funktionieren die anderen weiter. Schließlich kann Cloudli durch die Automatisierung der Kommunikation zwischen Ihren Servern und Clients zur Kostensenkung beitragen.

Schlussfolgerung

Das papierlose Büro wird immer beliebter, nicht nur wegen der Vorteile für die Umwelt, sondern auch, weil Sie damit eine Menge Geld sparen können. In diesem Leitfaden haben wir erörtert, wie Sie Ihrem Büro helfen können, papierlos zu arbeiten. Wir haben auch die beste papierlose Software genannt, mit der Sie Ihr Büro problemlos papierlos machen können. Jetzt können Sie sich über die besten virtuellen Desktop-Lösungen für Privatpersonen und Unternehmen informieren.