In den letzten Jahren hat Google große Anstrengungen unternommen, um sein G Suite-Angebot für Geschäftskunden zu verbessern. Drei Millionen Unternehmen zahlen bereits für G Suite, und die Zahl steigt weiter.

Verglichen mit 85 Millionen Office 365-Nutzern ist dies natürlich eine kleine Zahl, aber zweifellos werden die hervorragenden Kollaborationsfunktionen von Google G Suite Unternehmen weiterhin in Versuchung führen.

Zusammenarbeit - der größte Vorteil von Google-Anwendungen

Die einfache Zusammenarbeit ist eine Stärke, die G Suite effektiv ausbauen kann. Die Cloud-basierte Infrastruktur ist ein natürlicher Rahmen für die effiziente gemeinsame Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten. Vor einiger Zeit hatte ich die Gelegenheit, mit einem aktiven Google-Suite-Nutzer von Neste Engineering Solutions zu sprechen, das sich in einer Übergangsphase von Microsoft zu Google befindet. Risto Oranne, der als Project Procurement Manager in einem ihrer Wartungsprojekte arbeitet, bestätigt: "Die Echtzeit-Zusammenarbeit und -Bearbeitung ist bei weitem der beste Vorteil der Google-Anwendungen. Es gibt keine statischen Dokumente oder Versionen, da die gemeinsame Version ständig in der Cloud freigegeben wird."

Der größte Vorteil ist jedoch gleichzeitig auch die größte Herausforderung. "Da es keine Versionen gibt, ist es nicht einfach, die Versionsgeschichte zu dokumentieren oder zu sehen, wer was bearbeitet hat", fährt Oranne fort. Das kann eine Herausforderung sein, wenn zwanzig Personen an demselben Dokument arbeiten, aber jeder zu einem bestimmten Abschnitt der Datei beiträgt. In einem Google Sheets-Dokument beispielsweise wirken sich Änderungen an der Filterung auf alle Nutzer aus, nicht nur auf die Person, die das Dokument bearbeitet.

Vorschriften und Sicherheit im Dokumentenmanagement für Google G Suite

Ein weiterer Punkt, der Probleme bereiten kann, ist die Sicherheit der Daten; es ist etwas schwierig zu kontrollieren, wer Ihre Daten in Google sehen kann. Die Inhalte von Teamordnern sind automatisch für jeden im Team sichtbar - und die Zugriffsrechte werden manuell verwaltet. Links können auch an Personen außerhalb des Teams gesendet werden, um Inhalte mit eingeschränkten Zugriffsrechten zu zeigen. In diesem Fall besteht die Herausforderung darin, den Link so zu speichern, dass er bei Bedarf wiedergefunden wird. "Die Speicherung von Links in E-Mails ist immer noch weit verbreitet, aber aus der Sicht des Inhaltsmanagements nicht sehr effizient", bestätigt Oranne.

In einem anderen Fall haben wir festgestellt, dass G Suite möglicherweise noch nicht für die sichere Archivierung von fertigem Material oder die Unterstützung von Geschäftsprozessen in Übereinstimmung mit Länder- oder Branchenstandards geeignet ist. In Schweden beispielsweise dürfen Unternehmen Gmail nicht als Archivierungssystem verwenden. Ein weiteres Beispiel: Die Daten russischer Bürger dürfen die Server in Russland nicht verlassen. In der Google-Cloud gibt es keine Möglichkeit zu garantieren, dass dies nicht passiert.

Diese Vorschriften stellen Anforderungen an die Nutzer. Sie müssen beispielsweise Google Mail- und Google Drive-Inhalte löschen und sie an einem anderen Ort für die Langzeitarchivierung speichern. Wenn dies manuell geschieht, macht es die ansonsten einfachen Prozesse nur noch komplizierter.

Das Thema Archivierung ist für Risto Oranne innerhalb seiner eigenen Organisation kein Problem. Es gibt keine Probleme mit Vorschriften, und die Strukturen scheinen die Nutzer gut zu unterstützen. Aber auch wenn Neste die Google-Umgebung voll und ganz angenommen hat, kann es Herausforderungen geben, räumt er ein: "Wenn wir Materialien für externe Kunden erstellen, reicht es nicht aus, Links zu Google Drive bereitzustellen. Wir brauchen auch statische Versionen, Backups und eine Dokumentenverwaltung. In risikoreichen Umgebungen müssen wir mehr Prozesse einrichten.

Zusätzlich zu den Herausforderungen im Zusammenhang mit der Archivierung und der Datensicherheit könnte ein praktisches Problem der Zugang zu Google Mail-Informationen sein. Wenn die Informationen im E-Mail-Postfach eines einzelnen Mitarbeiters gespeichert werden, sind sie für andere Mitarbeiter des Unternehmens, die sie benötigen könnten, nicht zugänglich. Außerdem würde der Kontext zu Dokumenten und Daten in anderen Systemen fehlen, ganz zu schweigen von automatisierten Workflows zur Unterstützung von Geschäftsprozessen. Um die Arbeit effizienter zu gestalten, ist es wichtig, alle zusammenhängenden Inhalte zu synchronisieren, egal ob es sich um Google Mail, Dokumente, Kundendaten oder Beziehungen zwischen diesen handelt.

Es geht um die Änderung des Verhaltens...

Bei der Umstellung von Unternehmen auf Google-Tools ist, wie bei jeder Umstellung, die Änderung des Mitarbeiterverhaltens der Schlüssel zum Erfolg. Die Mitarbeiter müssen sich eine neue Arbeitskultur der echten Zusammenarbeit zu eigen machen. Risto Oranne drückt es folgendermaßen aus: "Es ist logisch, über den Wechsel zu Google-Anwendungen nachzudenken, wenn ein Unternehmen eine kollaborative Arbeitsumgebung anstrebt. Umgekehrt funktioniert das aber nicht. Allein die Entscheidung, auf Google-Tools umzusteigen, ohne die zugrunde liegenden Prozesse und die Arbeitskultur zu ändern, bedeutet nicht automatisch eine effizientere Zusammenarbeit."

M-Files für Google G Suite zur Rettung!

M-Files für Google G Suite hilft Kunden, Google-Tools noch effizienter als bisher zu nutzen. Es fügt Metadaten zu der Gleichung hinzu. Benutzer können Inhalte aus Google Drive und Google Mail mit nur einem Klick auf der Benutzeroberfläche ihrer G Suite-Anwendung direkt in M-Files speichern. Sie können Metadaten hinzufügen, um die Inhalte einfacher verwalten zu können. Alle Änderungen an den Inhalten werden automatisch in beiden Anwendungen übernommen.

In einer regulierten Umgebung sind beispielsweise die Anforderungen an die Kontrolle des Speicherorts viel einfacher zu handhaben. M-Files bietet Kunden die Möglichkeit, Daten entweder vor Ort oder in der sicheren M-Files Cloud zu speichern. Und das Problem der Sicherung von Benutzer- und Zugriffsrechten wird mit den rollenbasierten Benutzer- und Zugriffsrechten gelöst, die automatisch mit Metadaten aktualisiert werden.

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