Über die einfache Speicherung hinaus kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) durch Automatisierung und intelligente Funktionen, die die Konsistenz verbessern und die manuelle Arbeit reduzieren, Dokumente aktiv verwalten.

Wie Workflow-Automatisierung Dokumentenprozesse rationalisiert

Ein Dokumentenmanagementsystem ist mehr als nur ein Ort zum Speichern von Dateien. Es kann Ihre Dokumente aktiv verwalten, indem es Arbeitsabläufe automatisiert, manuelle Schritte reduziert und Ihrem Team hilft, konsistent und effizient zu bleiben.

In diesem Artikel wird erläutert, wie die Automatisierung von DMS-Workflows funktioniert, und es werden wichtige erweiterte Funktionen wie Versionskontrolle, Änderungsverfolgung, Genehmigungen und Anpassung hervorgehoben.

Wie funktioniert die Workflow-Automatisierung innerhalb eines DMS?

Die Workflow-Automatisierung in einem DMS leitet Dokumente automatisch durch vordefinierte Schritte wie Überprüfung, Genehmigung und Archivierung. Anstatt sich auf E-Mail-Ketten oder manuelle Übergaben zu verlassen, leitet das System Dateien zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Person weiter.

Wenn zum Beispiel jemand einen Vertrag hochlädt, kann das DMS die Rechtsabteilung benachrichtigen, den Vertrag zur Genehmigung an einen Manager weiterleiten und dann die unterzeichnete Version mit den richtigen Tags speichern. Der Prozess ist jedes Mal einheitlich und erfordert nur minimale Überwachung.

Die Automatisierung trägt auch dazu bei, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, Verzögerungen zu vermeiden und menschliche Fehler zu reduzieren, da die Arbeit reibungslos und vorhersehbar abläuft.

Lösungen wie M-Files ermöglichen es Teams, diese Arbeitsabläufe visuell zu konfigurieren, was die Anpassung von Prozessen ohne individuelle Entwicklung erleichtert.

Wie helfen die Funktionen der Versionskontrolle in einem DMS, Fehler zu vermeiden?

Die Versionskontrolle in einem DMS beugt Fehlern vor, indem sie Änderungen automatisch verfolgt und eine vollständige Historie der Dokumentenbearbeitung führt. Die Benutzer können sehen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat, und bei Bedarf zu einer früheren Version zurückkehren.

Dadurch werden Probleme wie das Überschreiben der Arbeit eines anderen, das Bearbeiten der falschen Datei oder das Senden veralteter Dokumente vermieden. Anstatt zu raten, welche Datei aktuell ist, arbeiten Teams mit einer einzigen Quelle der Wahrheit - klar gekennzeichnet, mit Zeitstempel versehen und sicher.

Bei Plattformen wie M-Files wird der Versionsverlauf im Hintergrund verwaltet, so dass die Benutzer sicher sein können, dass kein Detail verloren geht.

Kann ich die Bearbeitung und Änderung von Dokumenten mit einem DMS verfolgen?

Ja, die meisten DMS-Plattformen bieten eine detaillierte Änderungsverfolgung. Sie können die Historie von Dokumenten einsehen, Versionen vergleichen und prüfen, wer die einzelnen Änderungen vorgenommen hat.

Diese Funktion unterstützt die Rechenschaftspflicht, vereinfacht Überprüfungen und bietet einen digitalen Papiernachweis für die Einhaltung von Vorschriften und die Qualitätssicherung. Unabhängig davon, ob Sie interne Entwürfe oder regulierte Dokumentationen verwalten, hilft die Änderungsverfolgung den Teams, sich abzustimmen und transparent zu bleiben.

Unterstützt ein DMS elektronische Unterschriften und digitale Genehmigungen?

Die meisten modernen DMS-Lösungen unterstützen elektronische Unterschriften und digitale Genehmigungen. So können Benutzer Dokumente sicher unterschreiben oder genehmigen, ohne sie zu drucken oder zu scannen.

Unterschriften werden häufig mit einem Zeitstempel versehen, mit den Anmeldedaten des Benutzers verknüpft und zu Prüfzwecken im System protokolliert. Genehmigungen können in automatisierte Workflows eingebunden werden, die den nächsten Schritt in einem Prozess auslösen, z. B. die Benachrichtigung eines Interessenvertreters, die Aktualisierung des Dateistatus oder die Archivierung des Dokuments.

Dies beschleunigt Prozesse wie die Unterzeichnung von Verträgen, die Genehmigung von Rechnungen und die Dokumentation der Einhaltung von Vorschriften und reduziert gleichzeitig den Papierverbrauch.

Einige Systeme, darunter auch M-Files, unterstützen systemeigene Tools für elektronische Signaturen und die Integration mit führenden Signaturanbietern.

Wie verbessert die automatische Weiterleitung in einem DMS die Effizienz des Arbeitsablaufs?

Automatisiertes Routing verbessert die Effizienz, da manuelle Schritte bei der Dokumentenbearbeitung entfallen. Das System sendet Dateien auf der Grundlage definierter Regeln, wie Dokumententyp, Abteilung oder Status, an die nächste Person oder Stufe.

So kann beispielsweise eine Kaufanfrage automatisch vom Mitarbeiter über den Manager an das Finanzteam weitergeleitet werden, ohne dass jemand eine E-Mail schreiben oder die Aufgabe manuell zuweisen muss. Warnungen und Erinnerungen halten den Prozess auf Kurs und reduzieren Verzögerungen und Engpässe.

Diese Art der Automatisierung hilft Unternehmen, schneller zu reagieren, Durchlaufzeiten zu verkürzen und Prozesse teamübergreifend zu standardisieren.

Lösungen wie M-Files unterstützen diese Automatisierungen durch regelbasierte Weiterleitung und in die Plattform integrierte Echtzeit-Benachrichtigungen.

Kann ich ein DMS an die Arbeitsabläufe in meinem Unternehmen anpassen?

Ja, die meisten DMS-Plattformen bieten die Möglichkeit zur Anpassung von Arbeitsabläufen. Sie können Prozesse entwerfen, die die tatsächliche Arbeitsweise Ihrer Teams widerspiegeln, mit benutzerdefinierten Schritten, Bedingungen, Benachrichtigungen und Dokumenttypen.

Das bedeutet, dass Sie nicht gezwungen sind, Ihren Prozess zu ändern, um ihn an das Tool anzupassen - das Tool passt sich Ihren Bedürfnissen an. Ganz gleich, ob Sie das Onboarding von Mitarbeitern, Kundenverträge, Compliance-Prüfungen oder Entwurfsfreigaben verwalten, ein benutzerdefinierter Workflow sorgt dafür, dass alles konsistent und nachvollziehbar bleibt.

Auch die Anpassung an Kundenwünsche trägt zur Akzeptanz bei. Wenn die Benutzer ein System sehen, das ihren bestehenden Prozess widerspiegelt, aber den Arbeitsaufwand eliminiert, sind sie eher bereit, es zu nutzen.

M-Files ermöglicht die Anpassung über eine Low-Code-Schnittstelle, so dass Teams Workflows ohne IT-Eingriff erstellen und anpassen können.

Warum die Automatisierung von Arbeitsabläufen das Spiel verändert

Die Workflow-Automatisierung ist eine der leistungsfähigsten Funktionen eines modernen DMS. Sie hilft Teams, sich wiederholende Aufgaben zu vermeiden, Fehler zu reduzieren und die Arbeit schneller voranzutreiben. In Kombination mit Funktionen wie Versionskontrolle, Bearbeitungsnachverfolgung, digitalen Genehmigungen und benutzerdefinierten Workflows wird ein DMS zu mehr als nur einer Speicherfunktion; es wird zu einem Motor für intelligentere, reibungslosere Abläufe.

Wenn Ihr derzeitiger Prozess langsam, manuell oder inkonsistent ist, können diese erweiterten Funktionen einen echten Mehrwert für alle Abteilungen und Rollen schaffen.

Tools wie M-Files erleichtern die Automatisierung alltäglicher Dokumentenaufgaben und helfen Unternehmen, schneller zu arbeiten und gleichzeitig Struktur und Kontrolle zu behalten.

Wie sich die Workflow-Automatisierung in das Gesamtbild des Dokumentenmanagements einfügt, erfahren Sie in unserem ultimativen DMS-Leitfaden, der alle wichtigen Funktionen abdeckt.