Was sind Metadaten? Warum sind Metadaten nützlich? Zwei Fragen, die wir in einer kürzlich veröffentlichten Infografik beantworten. Wie in der Abbildung erwähnt, sind Metadaten beschreibende Daten, die eine Information kennzeichnen und den Kontext und die Bedeutung dieser Information vermitteln.

Was sind Metadaten? Ein kurzes Beispiel.

Angenommen, ein Immobilienunternehmen hat einen unterzeichneten Mietvertrag im PDF-Format. Bei archaischen Dateiverzeichnisstrukturen könnte der Makler dieses Dokument in einem Ordner namens "Mietverträge" mit dem Dateinamen "Mietvertrag-125 Main Street.pdf" speichern. Das ist doch ganz normal, oder?

Aber was passiert, wenn jemand den Mietvertrag und andere damit zusammenhängende Dokumente für den Mieter, John Hanover, finden muss? Sie müssen sich durch einen Wust von Unterlagen wühlen, um hoffentlich zu finden, was sie brauchen.

Was ist, wenn die Buchhaltung alle im Juli 2019 unterzeichneten Mietverträge abrufen muss? Wie wird diese PDF-Datei gefunden? Das Datum ist nicht im Dateinamen oder im Ordner enthalten.

Es handelt sich um ein sehr einfaches Beispiel, für das es eine einfache Lösung in Form von Metadaten gibt. Optimal wäre es, wenn der Leasinggeber Metadaten auf die Datei anwenden könnte, um Dinge zu kategorisieren wie:

• Vermieter
• Leasingnehmer
• Datum der Ausführung
• Datum der Unterschrift
• Mietvertragsbedingungen
• Datum des Mietbeginns
• Datum des Mietvertragsendes
• Name der Immobilie
• Adresse der Immobilie
• ...und welche Daten auch immer wichtig sind

Dadurch wird das Dokument durchsuchbar, bearbeitbar und verwaltbar, unabhängig davon, wie es genannt wird oder wo es sich befindet. Man könnte argumentieren, dass Metadaten genauso wertvoll sind wie die Daten selbst.

Warum sind Metadaten nützlich?

Metadaten sind für Unternehmen in vielerlei Hinsicht nützlich, wenn es darum geht, Informationen und Dokumente in einen Kontext zu stellen. In erster Linie können Sie sich endgültig von chaotischen Ordnern verabschieden. Netzwerkordner sind eine veraltete Struktur für die Organisation und Verwaltung von Dokumenten - genau wie ihre Vorgänger, die Aktenschränke und Manila-Ordner. Mit Metadaten ist M-Files repository-agnostisch, d. h. es spielt keine Rolle, wo sie gespeichert sind, sondern nur, was sie sind. Was für ein leistungsfähiges Konzept.

Wir könnten noch lange über die vielen Verwendungsmöglichkeiten von Metadaten sprechen - von der Zuweisung von Berechtigungen bis hin zur Einleitung von Überprüfungs- und Genehmigungsworkflows und vielem mehr. Aber wie wäre es, wenn wir Ihnen einfach diese fantastische Infografik zum Nachschlagen überlassen?(Laden Sie sie hier herunter.)