Erinnern Sie sich noch an die Zeiten, als Sie für die Bearbeitung einer dringenden Anfrage ins Büro fahren mussten, um Papierdokumente zu holen, Ihre E-Mails nach einem Anhang zu durchsuchen oder den Dateimanager Ihres Computers nach einer alten Datei zu durchforsten? Machen Sie das immer noch? Das könnte das Kennzeichen einer mangelhaften Informationsmanagementstrategie sein. Laut einer von Ricoh gesponserten Studie könnten diese ungeschickten und ineffizienten Methoden der Informationssuche Ihren Arbeitsablauf beschreiben, wenn Sie in einem der 83 % der Unternehmen arbeiten, die Informationen immer noch schlecht verwalten.

Die Studie ergab auch, dass die 17 % der Unternehmen, die eine gute Informationsstrategie entwickeln, höhere Gewinne erzielen und ihre Arbeitsabläufe verbessern, was zu besseren und schnelleren Entscheidungen und Maßnahmen führt. Wenn Sie das Informationsmanagement immer noch als eine Aktivität mit geringer Priorität betrachten, ist es an der Zeit, Ihre Daten als das wertvolle Gut zu behandeln, das sie sein sollten.

Effektive Informationsmanagement-Strategien bieten einen Wettbewerbsvorteil

Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt wahrscheinlich von den Informationen ab, die Sie speichern, schützen und auf die Sie bei Bedarf zugreifen müssen. In diesem Informationszeitalter macht die Art und Weise, wie Daten zwischen Mitarbeitern, Kunden und Anwendungen fließen, fast jedes Unternehmen zu einem digitalen Unternehmen. Natürlich ist das Informationsmanagement für manche Unternehmen noch wichtiger als für andere. In stark regulierten Branchen wie dem Finanz- oder Gesundheitswesen müssen bestimmte Dokumente verwaltet und geschützt werden, um die Vorschriften einzuhalten und Geldstrafen zu vermeiden. Dennoch müssen alle Unternehmen in das Informationsmanagement investieren, um ihre allgemeinen Geschäftsziele zu erreichen, zu denen die Zufriedenheit der Kunden, ein effizienter Betrieb und die Steigerung des eigenen Wertes gehören.

Effektives Informationsmanagement bedeutet nicht mehr nur, über IT-Hardware- und Softwareressourcen zur Verarbeitung und zum Schutz von Daten und Dokumenten zu verfügen. Viele große Unternehmen haben heute die neue Position eines Chief Data Officer (CDO) geschaffen, der die Informationsstrategie und -verwaltung überwacht. Im Gegensatz zum CTO (Chief Technology Officer) konzentriert sich ein CDO auf die Maximierung des Werts der Unternehmensdaten und nicht nur auf Software und Hardware.

Nach Angaben von CMSWire verlieren Unternehmen jährlich fast 10 Millionen Dollar allein durch schlechte Ergebnisse bei einem einzigen Aspekt des Datenmanagements, der Datenanalyse. Ein Teil der Aufgabe des CDO besteht darin, diese Verluste zu mindern. Genauso wichtig ist es, dass dieser Informationsverantwortliche die Kosten senkt und den Wert der Informationen steigert, indem er dabei hilft, bessere Entscheidungen über die Speicherung, Sicherung, Erfassung, Analyse, gemeinsame Nutzung und Qualitätskontrolle von Daten zu treffen.

Warum braucht Ihr Unternehmen eine Informationsmanagement-Strategie?

Im Zeitalter von Big Data generieren wir jeden Tag 250 Terabyte an digitalen Informationen. CMSWire berichtet auch, dass 80 % der Unternehmen Vorteile erkennen, wenn sie beginnen, ihren eigenen Anteil an dieser riesigen Datenmenge besser zu verwalten. Nicht jedes Unternehmen braucht eine Führungskraft, die nur für die Informationsstrategie zuständig ist. Um jedoch ein erfolgreiches digitales Unternehmen zu werden, benötigen sie eine Strategie zur Minimierung von Verlusten und zur Maximierung des Werts wichtiger Daten. Sie brauchen auch die Führung und die Instrumente, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Strategie verfolgt, um den Nutzen zu maximieren.

Es ist unbestritten, dass Informationen zu einem wertvollen Gut geworden sind, und wenn es nicht gelingt, dieses Gut zu bewerten und zu verwalten, drohen den Unternehmen Verluste aufgrund von unsachgemäßer Sicherheit, Problemen bei der gemeinsamen Nutzung und Zusammenarbeit, schlechter Datenqualität und natürlich Zeitverschwendung. Ebenso wichtig ist, dass viele Unternehmen feststellen, dass die Entwicklung einer Strategie für das Informationsmanagement andere Möglichkeiten zur Steigerung der Einnahmen eröffnet.

Einige Unternehmen können beispielsweise eine bessere Integration mit Marketing- und Vertriebssystemen durchsetzen, um den Kundenservice und den Umsatz zu verbessern. Eine wachsende Zahl von Unternehmen lernt sogar den Marktwert ihrer Daten kennen und beginnt, auf der Grundlage ihrer Informationen neue Dienstleistungen anzubieten - alles, um zusätzliche Einnahmequellen zu erschließen. Schließlich sind die eigenen Daten eines Unternehmens die beste Quelle für Business Intelligence, die dem Management hilft, Trends zu erkennen und Probleme zu identifizieren. Nur Unternehmen, die ihre Daten gut verwalten, können diese Vorteile maximieren oder sogar wissen, welche Möglichkeiten sie erkunden sollten.

Implementierung einer unternehmensweiten Informationsmanagement-Strategie

Die besten Strategien für das Informationsmanagement leisten mehr als nur die Entlastung von Papier oder schlecht organisierten Computerdateien. Eine gute Strategie sollte sich auch nicht nur auf einzelne Personen oder sogar Abteilungen konzentrieren, sondern auf das gesamte Unternehmen. Intelligente Informationsmanagement-Technologie sorgt dafür, dass Dokumente - und Informationen über diese Dokumente - für alle Beteiligten zugänglich sind.

Diese Werkzeuge helfen Ihnen, das Informationsmanagement zu verbessern, da die Mitarbeiter das System nutzen können, um zu erfahren, was sie haben und was sie brauchen. Außerdem können Sie damit Regeln für die Verwaltung festlegen und durchsetzen, z. B. wie Informationen dem System hinzugefügt werden, wer die Dokumente einsehen und wer sie weitergeben darf. Diese Art der Informationsverwaltung schafft einen Mehrwert für dieses wichtige Gut und damit für Ihr gesamtes Unternehmen. Ihr Unternehmen kann davon profitieren, indem es Zeit spart, die Transparenz verbessert, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt und die Kosten senkt. Da diese Plattformen auch die Zusammenarbeit fördern und den Datenverwaltern einen besseren Überblick über ihre Daten geben, können sie sogar zusätzliche Einnahmequellen und bessere Geschäftsinformationen erschließen.