Dieser Artikel ist Teil einer vierteiligen Serie, in der reale Anwendungsfälle von Informationsmanagement-Lösungen wie M-Files vorgestellt werden. Die anderen drei Teile finden Sie hier:

• Weitergabe von Informationen und Dokumenten an Kunden
• Identifizierung interner Verstöße
• Vier-Augen-Prüfung und -Genehmigung

Es wird Sie vielleicht überraschen, dass eine der sinnvollsten, langfristigsten und positivsten Veränderungen, die Sie in Ihrem Unternehmen vornehmen können, direkt mit etwas zusammenhängt, das viele von uns wahrscheinlich als selbstverständlich ansehen: elektronische Signaturen.

Einer kürzlich durchgeführten Studie zufolge konnten 92 % der Finanzinstitute durch die Einführung von eSignaturen Scanfehler in ihren Arbeitsabläufen vermeiden. Weitere 66 % von ihnen konnten die Zahl der fehlenden Dateien deutlich verringern und so die Datenqualität verbessern.

Eine andere aktuelle Studie ergab, dass Unternehmen aller Branchen im Durchschnitt zwischen 55 % und 78 % einsparen, wenn sie von Papier auf elektronische Signaturen umsteigen - unter Berücksichtigung von Faktoren wie Material-, Verwaltungs- und Abonnementkosten.

Aber die vielleicht wichtigste Statistik von allen ist die folgende: Die Beschaffung eines unterzeichneten Dokuments auf die altmodische Art - d. h. über einen Ausdruck - dauert im Durchschnitt etwa fünf Tage. Wie lange dauert es, eine elektronische Signatur zu erhalten?

Etwa 37 Minuten. 

Die Einholung von Unterschriften ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftslebens - unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind. Dennoch haben viele Menschen Schwierigkeiten mit diesem scheinbar einfachen Prozess und zahlen dafür enorme Kosten.

Mit dem richtigen Informationsmanagementsystem wie M-Files können Sie jedoch alles leicht, einfach und effizient gestalten. Sie werden in der Lage sein, die Technologie zur Unterstützung und Befähigung Ihrer Arbeitsabläufe zu nutzen, so dass Sie sich weniger auf die administrative Seite der Gleichung und mehr auf den Aufbau eines erfolgreichen Unternehmens konzentrieren können, genau so, wie es sein sollte.

Der M-Files Ansatz zur elektronischen Weiterleitung und Unterzeichnung von Dokumenten

Insgesamt ist M-Files ein Tool, das die Probleme, Kosten und sogar die Sicherheitsrisiken beseitigt, die mit papierbasierten und manuellen Genehmigungsverfahren für Dokumente verbunden sind.

In jedem Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, gibt es Dokumente, die zur Ausführung Unterschriften erfordern. Dazu gehören unter anderem Verträge, Bestellungen, Vereinbarungen und vieles mehr. In viel zu vielen Unternehmen ist dies nach wie vor ein manueller Prozess, der entweder per E-Mail oder - schlimmer noch - auf ausgedruckten Zetteln stattfindet, die in einem ineffizienten und anstrengenden Verfahren von Mensch zu Mensch weitergereicht werden.

Jedes Mal, wenn das Dokument den Besitzer wechselt, besteht die Gefahr, dass es verloren geht. Es besteht die Möglichkeit, dass ein Fehler gemacht wird, durch den der Prozess von vorne beginnt. Es besteht die Möglichkeit, dass verschiedene Versionen gleichzeitig in die Welt gesetzt werden, was den Prozess erheblich verwirrt.

Unabhängig davon, ob ein Element verloren geht, beschädigt wird oder mit einer anderen Version kollidiert, bleiben zwei Dinge wahr: Es wird enorm viel Zeit verschwendet, und das Betriebsrisiko steigt weit über das Maß hinaus, mit dem Sie umgehen sollten.

Die richtige Informationsmanagement-Plattform wie M-Files kann jedoch einen einfachen Arbeitsablauf auf diese Dokumente anwenden und die Dinge nach der Bereitstellung drastisch verbessern. Mit M-Files können Sie den gesamten Überprüfungs-, Genehmigungs- und eSignatur-Prozess von Anfang bis Ende verwalten - und das alles mit einer einzigen maßgeblichen Version.

Alles in allem läuft der Prozess in etwa so ab:

1. Erstellen. Ihre Benutzer erstellen ein Dokument - sei es ein Vertrag, eine Bestellung, eine Liefervereinbarung oder etwas ganz anderes.
2. Benachrichtigen, überprüfen, genehmigen. Dann weisen sie dem Vorgang einen Workflow zu, der die Beteiligten benachrichtigt und ihn potenziellen Prüfern und Genehmigern zur Verfügung stellt. Dabei kann es sich je nach Situation um andere Mitarbeiter, Führungskräfte des Unternehmens oder sogar externe Quellen wie Kunden handeln.
3. Unterschreiben. Von dort aus lässt sich M-Files mit allen wichtigen eSignatur-Softwareanbietern integrieren, um eSignaturen auszuführen.
4. Speichern. Sobald alle Parteien unterschrieben haben, ist diese einzige, genaue Version des Dokuments auf M-Files verfügbar und die Arbeit kann unvermindert fortgesetzt werden.

Und das alles, während Sie gleichzeitig alle frustrierenden manuellen Prozesse und Papierdokumente eliminieren können.

Laut der oben erwähnten Studie kostet es buchstäblich 55 % weniger, ein Dokument vorzubereiten und elektronisch unterschreiben zu lassen, als dies in Papierform zu tun. Das hört sich toll an, aber vergessen Sie nicht, dass Sie eine Reihe von Fehlern machen können, die diese Investitionsrendite auffressen.

Dies ist einer der Gründe, warum eine intelligente Informationsmanagement-Plattform wie M-Files so leistungsstark ist. M-Files kann Ihnen nicht nur dabei helfen, bessere Arbeitsabläufe bei der Weiterleitung und Unterzeichnung von Dokumenten zu entwickeln, sondern stellt diese Effizienz auch in einer Weise zur Verfügung, die im gesamten Unternehmen frei fließen kann. Diejenigen, die für ihre Arbeit Zugang zu dem signierten Dokument benötigen, können es in wenigen Augenblicken abrufen.

All dies dient dem wichtigsten Ziel von allen: Ihre Benutzer müssen sich weniger auf zeitraubende Verwaltungsaufgaben konzentrieren, damit sie sich mehr auf Ihr Geschäft konzentrieren können, so wie es sein sollte.