Dokumentenmanagement vor Ort oder in der Cloud... und eine dritte hybride Bereitstellungsoption. Welche ist für Ihr Unternehmen am besten geeignet? Niemand bezweifelt, dass Unternehmen ihre Informationen und manchmal sogar ihre Architektur zunehmend in die Cloud verlagert haben. Bis Ende 2020 wird erwartet, dass 83 Prozent der Unternehmens-Workloads mit Cloud-Computing und -Speicherung verarbeitet werden. Dennoch sind einige Unternehmen bei ihren lokalen Lösungen geblieben. Andere haben ihren schnellen Wechsel in die Cloud aufgrund von Sicherheits- und Kontrollbedenken noch einmal überdacht. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Cloud- und On-Premises-Lösungen für das Dokumentenmanagement gegenüberzustellen und zu verstehen, welche Lösung Ihren Anforderungen am besten gerecht wird.

Vor-Ort- vs. Cloud-Dokumentenmanagement-Lösungen

Als Einstieg bietet sich dieser Vergleich von On-Premises- und Cloud-Lösungen auf hohem Niveau an:

Vor-Ort-Dokumentenverwaltung

Diese Faktoren motivieren die Unternehmen im Allgemeinen dazu, Software vor Ort zu behalten:

• Das Unternehmen verfügt bereits über eine lokale Legacy-Software, die seine Anforderungen zu erfüllen scheint.
• Das Unternehmen hat Bedenken in Bezug auf die Sicherheit der Cloud, die Kontrolle, die Zugänglichkeit und die Einhaltung von Vorschriften.
• Compliance-Standards verlangen, dass das Unternehmen bestimmte Daten vor Ort aufbewahrt.

Bei lokalen Dokumentenverwaltungssystemen müssen die Unternehmen die lizenzierte Software auf ihren eigenen Computern oder in ihrem eigenen Netzwerk installieren. Außerdem sind sie selbst für die Pflege der aktuellen Versionen verantwortlich, und manche Softwareanbieter verlangen zusätzliche Gebühren für Updates. Neben dem Kauf des Softwaresystems benötigt das Unternehmen auch Hardware für die Speicherung und Verarbeitung, für deren Stromversorgung es ebenfalls bezahlen muss.

Ebenso wichtig ist es, dass die Unternehmen sicherstellen, dass sowohl ihre Daten als auch ihre Software gegen eine Vielzahl von Sicherheits- und physischen Bedrohungen für Computer, Netzwerke und Datenbanken geschützt sind. Um all diese Aufgaben bewältigen zu können, benötigen Unternehmen, die ihr Dokumentenmanagement vor Ort betreiben, IT-Mitarbeiter, die sich um die Wartung von Hardware, Software, Daten und Sicherheit kümmern.

In der Regel führen alle Aufgaben, die mit dem Hosting von Systemen vor Ort verbunden sind, zu einer größeren Belastung für Personal und Budget. Dennoch gewährleistet diese Entscheidung, dass die Organisation die größte Kontrolle über ihre Informationen behält. Sie können sich darauf verlassen, dass die Verwaltung der Systeme und Daten den eigenen Governance-Richtlinien entspricht. Unternehmen in Branchen mit strengen Vorschriften oder besonders sensiblen Systemen ziehen es möglicherweise vor, sich persönlich um diese Aufgabe zu kümmern.

Trotz des zusätzlichen Aufwands haben manche Unternehmen keine andere Wahl. Compliance-Vorschriften können vorschreiben, dass bestimmte Informationen vor Ort gespeichert und verschlüsselt werden müssen. Für diese Unternehmen kann eine hybride Bereitstellung eine gute Option sein. Hybridlösungen bieten das Beste aus beiden Welten. Hybride Lösungen bieten sowohl die Kontrolle, die Einhaltung von Vorschriften und die Verwaltung bewährter Datensätze vor Ort als auch die flexible Benutzererfahrung, die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit durch Cloud-basierte Anwendungen suchen. Mit einer hybriden Infrastruktur entfällt auch die Notwendigkeit der Datenmigration, so dass Unternehmen ihre alten Inhalte dort behalten können, wo sie sind.

Cloud-Dokumentenverwaltung

Im Gegensatz zum Dokumentenmanagement vor Ort übernehmen Cloud-basierte Dokumentenmanagementsysteme die Verantwortung für die Installation und Wartung des Systems. Darüber hinaus stellt dieses Drittunternehmen die Hardware für die Verarbeitung und Speicherung bereit, einschließlich Wartung, notwendiger Upgrades, physischer Standorte und Versorgungseinrichtungen. Auch wenn bei der Cloud die Daten einem Drittanbieter anvertraut werden müssen, können viele Cloud-Unternehmen die Verantwortung für Sicherheit und Backups übernehmen.

In der Regel zahlt das Unternehmen lediglich eine regelmäßige Gebühr, die je nach Nutzung oder Anzahl der benötigten Konten variieren kann. Unternehmen können in der Regel auch die Anzahl der Konten je nach Bedarf erhöhen oder verringern, so dass sie nur für das bezahlen, was sie benötigen. Das ist bei Vor-Ort-Lösungen schwieriger zu bewerkstelligen. In den meisten Fällen erfordert das Dokumentenmanagement in der Cloud keine Investitionen in Software, Hardware oder IT-Fachkräfte. Cloud-Systeme bieten oft auch Fernzugriff von einer Vielzahl von Geräten aus, so dass sie möglicherweise mehr Flexibilität bieten als lokale Systeme.

Ist Dokumentenmanagement vor Ort, in der Cloud oder hybrid besser für Ihr Unternehmen?

Das Cloud Computing erfreut sich aufgrund seiner großen Vorteile zunehmender Beliebtheit. Es kann die Arbeitslast und die Budgets der Unternehmen entlasten. Diese Vorteile haben zu Vorhersagen geführt, dass sich die Cloud-Branche bis zum nächsten Jahr zu einem 300-Milliarden-Dollar-Markt entwickeln wird.

Risikomanager sehen jedoch nach wie vor Bedenken hinsichtlich des unbefugten Zugangs zu sensiblen oder regulierten Informationen als großes Problem an. Gerade die Zugänglichkeit, die es Nutzern ermöglicht, sich von entfernten Standorten aus anzumelden, mag riskant erscheinen. Aber für diejenigen, die aus Compliance-Gründen nicht verpflichtet sind, ihre Daten vor Ort zu speichern, sollte ein hochwertiger Cloud-Anbieter, der eine sichere Authentifizierung bieten kann, ausreichen.

In der Regel können selbst die risikoscheuesten Unternehmen Cloud-Anbieter finden, die das von ihnen geforderte Sicherheitsniveau bieten. Da größere Cloud-Anbieter den Betrieb dieser Systeme zu ihrem Geschäft machen, verfügen sie über mehr Ressourcen und bessere Kontrollen als andere Anbieter mit anderen Prioritäten. Es stimmt, dass einige Unternehmen ihre Daten immer noch nach ihrer Sensibilität einstufen und nach einer Hybridlösung suchen, die es ihnen ermöglicht, das erforderliche Maß an Kontrolle zu behalten, indem sie einige Systeme vor Ort und andere in der Cloud betreiben.

Auch wenn es nicht die eine richtige Wahl für alle Unternehmen gibt, ist es wahrscheinlich, dass Cloud Computing zumindest für einige Aspekte Ihrer Dokumentenverwaltung von Vorteil sein kann. Cloud-Dienste sind immer auf dem neuesten Stand und werden automatisch aktualisiert, so dass sie immer die modernste und sicherste Erfahrung mit dem geringsten Wartungsaufwand für den Kunden bieten. Unternehmen können die Cloud-Bereitstellung jederzeit durch lokale Server vor Ort ergänzen und auch lokale Repositories in die Cloud migrieren und umgekehrt.