Wie Microsoft und M-Files gemeinsam die Inhaltsverwaltung revolutionieren

Ian Story von Microsoft und Antti Nivala von M-Files erläutern, wie ihre Zusammenarbeit den Benutzern das Beste aus der Inhaltsverwaltung bieten soll

Jahrelang trafen sich Führungskräfte von Microsoft und dem Anbieter von Dokumentenverwaltungsplattformen, M-Files , auf Branchenveranstaltungen, oft als Konkurrenten, über die Gänge hinweg. Heute hat sich die Situation geändert. Die beiden Unternehmen sind jetzt Partner und arbeiten gemeinsam an integrierten Lösungen, die Unternehmen helfen, produktiver und sicherer zu arbeiten.

"In all den Jahren, in denen wir uns auf verschiedenen Veranstaltungen gesehen haben, haben wir miteinander konkurriert", erinnert sich Ian Story, Principal Architect für OneDrive und SharePoint bei Microsoft. "Ich bin begeistert, dass wir jetzt hier als Partner sitzen."

Für Antti Nivala, Gründer und CEO von M-Files, entspricht die Partnerschaft seiner ursprünglichen Vision bei der Gründung von M-Files.

"Von Anfang an war es meine Kernidee, den Endnutzern das bestmögliche Erlebnis zu bieten", erklärt er. "Die meisten Kunden, mit denen wir zusammenarbeiten, nutzen Microsoft für ihren digitalen Arbeitsplatz. Daher war es für mich wichtig, sicherzustellen, dass M-Files mit Office-Tools, mit dem Windows-Betriebssystem und heute mit Microsoft 365 in der Cloud integriert werden kann."

Diese Integration hat ein neues Niveau erreicht, da M-Files es Benutzern ermöglicht, Dokumente gleichzeitig in Microsoft 365-Desktopanwendungen zu erstellen und zu bearbeiten, während die M-Files Informationen organisiert, Geschäftsprozesse steuert und Sicherheit und Compliance automatisiert.

"Co-Authoring ist für M-Files Benutzer sehr wichtig", sagt Nivala. "M-Files ist für Kunden am besten geeignet, wenn es nicht nur das System der Aufzeichnungen, sondern auch das System der Arbeit ist. Die Einhaltung der Vorschriften erfolgt automatisch. Sie können einfach Ihre Arbeit machen, während alles andere im Hintergrund passiert."

Story fügt hinzu: "Es bietet 100 Prozent der nativen Co-Authoring-Funktionen von Microsoft 365 - Kommentare, Erwähnungen, Präsenzerkennung, Arbeit mit Copilot - und keine Teilfunktionen."

Diese Funktionen werden von Sharepoint Embedded unterstützt, einer reinen API-Lösung, die es App-Entwicklern ermöglicht, die Datei- und Dokumentenspeicherfunktionen Microsoft 365 zu nutzen.

"Die Lösung nutzt die zentrale Speichertechnologie sowie die Compliance- und Sicherheitsfunktionen von SharePoint, nicht aber die Benutzeroberfläche", so Story. "Die Benutzer interagieren nur über die Benutzeroberfläche von M-Files. Es ist das Beste aus beiden Welten."

Die Co-Autorenschaft ist der Beginn einer wesentlich intensiveren Zusammenarbeit zwischen Nivala und Story, wobei die Entwicklungsarbeit, die die beiden Unternehmen bereits geleistet haben, neue Wege für Innovationen eröffnet.

"Wir haben jetzt diese enge Integration zwischen M-Files und Microsoft 365, die im Wesentlichen den Microsoft 365-Speicher für die Inhalte nutzt", sagt Nivala. "Das bringt eine ganze Reihe von Möglichkeiten mit sich. Es gibt so viele Anwendungsfälle, die sich ideal für M-Files eignen - von der einfachen Synchronisierung und Freigabe bis hin zur anspruchsvollen Dokumentenverwaltung. Die Partnerschaft macht einfach sehr viel Sinn."

Für Nivala liegt der wahre Wert der neuen Partnerschaft für Microsoft in den kontextbezogenen Informationen, die M-Files liefern kann.

"Wir integrieren Geschäftssysteme wie SAP und Salesforce und nutzen diese Geschäftsobjekte als Kontext für Dokumente", sagt er. "Es geht nicht nur um Dokumentenmanagement. Von Kundendaten bis hin zu Anlagen- und Ausrüstungsdaten - Sie können alles mit Metadaten in Microsoft 365 zusammenführen. Das ist das Besondere an M-Files."

M-Files können nun die Sharepoint-Funktionen über die M-Files nutzen.

Die künstliche Intelligenz bietet Microsoft und M-Files eine weitere Möglichkeit zur Erkundung.
"Die Tatsache, dass Copilot nativ auf Inhalte zugreifen kann, ist eine spannende Perspektive", sagt Nivala. Indem man Copilot den Geschäftskontext und die Dokumente in M-Files zusammen mit dem Microsoft Graph zur Verfügung stellt, erhält man wirklich die richtige Schlussfolgerung für die Bedürfnisse des Benutzers."
Story kann sich auch vorstellen, dass die Unternehmen bei der Entwicklung spezialisierter KI-Agenten zusammenarbeiten.

"Ich kann mir zukünftige Agenten für Steuer- und Rechnungswesen, Ingenieurwesen oder Biowissenschaften vorstellen", sagt er. "Mit dem Kontext von Geschäftsobjekten aus M-Files und den Kollaborationsdaten aus Microsoft Teams und E-Mails im Microsoft Graph ist das eine wirklich leistungsstarke Kombination."
Sicherheit und Konformität werden auch weiterhin ein zentrales Thema bei der Zusammenarbeit sein.

"Ein sehr praktisches Beispiel sind Empfindlichkeitskennzeichnungen", sagt Nivala. "Dank der Integration können wir jetzt automatisch Sensibilitätskennzeichnungen mit Metadaten erstellen. Wenn sich ein Dokument auf ein vertrauliches Projekt bezieht, können die Metadaten eine Verschlüsselung auslösen und eine übermäßige Weitergabe verhindern."

Der Artikel hebt die Compliance-Vorteile für Kunden hervor, die mit Microsoft 365 über die M-Files arbeiten.

"Es ist einfach zu wissen, dass sich alle Inhalte an einem Ort befinden", sagt er. "Sie haben nicht einige in Microsoft 365 und einige irgendwo anders. Es ist durch Microsoft Purview geschützt, mit Zertifizierungen wie FedRAMP, SOC 2 und HIPAA. Wenn Kunden fragen, ob sie Zugang zu Microsoft Defender oder Advanced Threat Protection haben, lautet die Antwort: Ja - das ist genau wie jeder andere Inhalt in Microsoft 365. Es ist alles nativ in Word, Excel und sogar Acrobat integriert. Keine Plugins, keine zusätzlichen Tools - es funktioniert einfach."

Sowohl Nivala als auch Story sehen in den aktuellen Integrationen nur den Anfang.

"Bei der Kombination von Microsoft 365 und M-Files geht es nicht nur darum, heutige Probleme zu lösen, sondern auch darum, die Grundlage dafür zu schaffen, wie die Menschen in Zukunft zusammenarbeiten werden", sagt Story. "Mit KI, Compliance und nahtlosem Co-Authoring unterstützen wir unsere Kunden auf dem Weg zu einem Arbeitsplatz, an dem Inhalte immer verfügbar, immer sicher und immer im Kontext sind."

Nivala stimmt dem zu: "Dies ist der Beginn einer viel größeren Reise. Je mehr Intelligenz und Automatisierung wir in den täglichen Arbeitsablauf bringen, desto näher kommen wir dem Ziel, das Informationsmanagement mühelos zu gestalten. Das ist die Vision - und wir stehen erst am Anfang."