Die Wahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems (DMS) verringert Reibungsverluste, verbessert die Zusammenarbeit und hilft, kostspielige Fehler zu vermeiden. In diesem Leitfaden erfahren Sie, worauf Sie bei einem DMS achten sollten und wie Sie es reibungslos einsetzen können.

Auswahl und Einsatz des richtigen DMS

Wenn Sie schon einmal zwanzig Minuten mit der Suche nach der richtigen Datei verbracht oder - schlimmer noch - zwei Teams dabei beobachtet haben, wie sie sich darüber streiten, welche Version eines Dokuments die richtige ist, dann wissen Sie bereits, wie wichtig ein besseres Informationsmanagement ist. Bei der Entscheidung für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) geht es nicht nur um Software. Es geht darum, fehlerhafte Prozesse zu korrigieren, kostspielige Fehler zu vermeiden und Ihrem Team zu helfen, mit mehr Vertrauen und weniger Reibung zu arbeiten. Bevor Sie sich entscheiden, sollten Sie die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems kennen, die sich auf die Effizienz und die Einhaltung von Vorschriften in Ihrem Unternehmen auswirken können.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das richtige DMS für Ihr Unternehmen auswählen, was Sie bei der Einführung zu erwarten haben und warum die Anschaffungskosten im Vergleich zu der Zeit, dem Geld und der Nervenstärke, die Sie damit einsparen können, oft verblasst sind. Sie können auch einen Blick auf unseren ultimativen Leitfaden für Dokumentenmanagementsysteme werfen, um Antworten auf noch weitergehende Fragen zu erhalten.

Kann ein DMS die Zusammenarbeit innerhalb meiner Organisation verbessern?

Ja, und für viele Teams ist die verbesserte Zusammenarbeit das erste, was sie merken. Ein gut konzipiertes DMS beseitigt Silos, erleichtert die gemeinsame Arbeit und stellt sicher, dass jeder mit der aktuellsten Version eines Dokuments arbeitet.

Berechtigungen sorgen für den Schutz sensibler Inhalte, während Workflows und Benachrichtigungen dafür sorgen, dass Aufgaben ohne Engpässe vorankommen. Diese Klarheit trägt dazu bei, Fehler, Nacharbeit und unnötige Hin- und Herbewegungen zwischen den Abteilungen zu reduzieren.

Systeme wie M-Files nutzen Metadaten und Automatisierungsfunktionen, um die Zusammenarbeit in Echtzeit zu unterstützen, so dass die Teams ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand zusammenarbeiten können.

Ist ein DMS für kleine Unternehmen geeignet oder nur für Großunternehmen?

Ein DMS kann Unternehmen jeder Größe zugute kommen. Kleine und mittelgroße Unternehmen leiden oft mehr unter verstreuten Dateien, umständlichen Genehmigungen und manuellen Aufgaben, die viel Zeit kosten. Mit dem richtigen System kann sich auch ein kleines Team schnell organisieren, einfacher zusammenarbeiten und weniger Zeit mit Papierkram verbringen.

Viele Plattformen sind so konzipiert, dass sie skalierbar sind. Sie können mit dem Wesentlichen beginnen und Funktionen hinzufügen, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Einige kleine Teams verwenden Lösungen wie M-Files , um das Ordnerchaos zu beseitigen, Genehmigungen zu vereinfachen und die Abhängigkeit von Papier oder nicht miteinander verbundenen Tools zu verringern.

Wie wähle ich das richtige DMS für mein Unternehmen aus?

Beginnen Sie damit, sich über Ihre Probleme klar zu werden. Müssen Sie ständig in Ordnern wühlen? Fällt es Ihnen schwer, den Zugriff auf sensible Dokumente zu kontrollieren? Vergeuden Sie Zeit mit der Suche nach Genehmigungen? An diesen Herausforderungen sollten sich Ihre Kriterien orientieren.

Suchen Sie nach einem DMS, das Folgendes bietet:

• Einfaches Auffinden von Dokumenten durch Metadaten oder intelligente Suche
• Sichere Zugriffskontrollen, die Ihre Organisationsstruktur widerspiegeln
• Workflow-Automatisierung, um Dateien durch Prüfungen und Abnahmen zu bewegen
• Integration mit den von Ihnen bereits verwendeten Tools
• Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften und der Vorbereitung auf Prüfungen
• Eine Benutzererfahrung, die Ihr Team tatsächlich annehmen wird

Fordern Sie Demos an, sprechen Sie mit dem Kundensupport und testen Sie die Benutzerfreundlichkeit mit nicht-technischen Benutzern. Das richtige DMS sollte Ihren aktuellen Bedürfnissen entsprechen, ohne Sie später in die Enge zu treiben.

Kann ich ein DMS mit anderer Software wie CRM oder ERP integrieren?

Ja. Ein gutes DMS sollte mit den Systemen zusammenarbeiten, auf die Ihr Unternehmen bereits angewiesen ist. Viele bieten sofort einsatzbereite Integrationen mit CRM, ERP-, Buchhaltungs- und Cloud-Speicherplattformen. Das bedeutet, dass Dokumente automatisch mit Kunden, Projekten oder Transaktionen verknüpft werden können, ohne dass Dateien an verschiedenen Stellen kopiert oder neu hochgeladen werden müssen.

Ein gut integriertes DMS reduziert Doppelarbeit, verbessert die Datenkonsistenz und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter in ihren bevorzugten Werkzeugen arbeiten können, während sie gleichzeitig Zugriff auf die benötigten Dokumente haben.

Plattformen wie M-Files werden häufig aufgrund ihrer Fähigkeit zur sauberen Integration mit Tools wie Microsoft Teams, Outlook und gängigen ERP-Systemen gewählt.

Wie lange dauert die DMS-Einführung in der Regel?

Der Zeitrahmen hängt von Ihren Zielen ab. Eine einfache Einführung für ein kleines Team kann in wenigen Wochen erfolgen, aber eine Bereitstellung mit komplexen Konfigurationen kann einige Monate dauern.

Welche Schulungen sind für die Mitarbeiter erforderlich, um ein DMS effektiv zu nutzen?

Dies ist für viele Unternehmen ein großes Problem, vor allem, wenn frühere Einführungen fehlgeschlagen sind. Die Wahrheit ist, dass die Akzeptanz weniger von den technischen Fähigkeiten als vielmehr von der Klarheit und der Akzeptanz abhängt.

Die meisten Mitarbeiter müssen lernen, wie man Dokumente hochlädt, sucht, freigibt und bearbeitet. Administratoren und Power-User sollten wissen, wie man Berechtigungen verwaltet, Workflows gestaltet und Metadaten anwendet. Suchen Sie nach einer Plattform, die ein intuitives Design, integrierte Hilfe und flexible Schulungsressourcen bietet.

Einige Systeme, wie z. B. M-Files, unterstützen dies mit integrierten Tutorials, Low-Code-Workflow-Tools und benutzerdefinierten Schulungspfaden auf der Grundlage der Benutzerrolle.

Und beziehen Sie die Benutzer frühzeitig ein. Je mehr Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, Teil des Prozesses zu sein, desto eher werden sie das System wie vorgesehen nutzen.

Wie ist die Kostenstruktur für DMS-Lösungen einschließlich Lizenz und Abonnement?

Die meisten DMS-Plattformen basieren auf einem Abonnement, das oft monatlich oder jährlich pro Benutzer abgerechnet wird. Einige bieten unbefristete Lizenzen mit einer einmaligen Gebühr plus Wartung an, insbesondere für den Einsatz vor Ort.

Die Tarife können je nach Benutzerzahl, Speicherbedarf oder Zugang zu Premiumfunktionen variieren. Ein gut gewähltes DMS macht sich oft durch verbesserte Effizienz und weniger Fehler bezahlt.

Gibt es versteckte Kosten, auf die man bei der Auswahl eines DMS achten sollte?

Leider ja. Selbst bei Plattformen mit einfachen Preisen können je nach Anwendungsfall zusätzliche Kosten anfallen. Gängige Add-ons sind:

• Implementierungs- oder Beratungsdienste
• Schulungs- und Einarbeitungspakete
• Benutzerdefinierte Integrationen
• Nutzungsüberschreitungen oder zusätzlicher Speicherplatz
• Premium-Supportstufen

Fragen Sie immer nach einer vollständigen Kostenaufstellung. Ein guter Anbieter gibt transparent an, was im Preis inbegriffen ist und was zusätzliche Kosten verursachen könnte. Wenn Sie dies im Voraus klären, können Sie spätere Überraschungen vermeiden.

Wie migriere ich bestehende Dateien und Daten in ein DMS?

Die Migration ist oft der entmutigendste Teil der DMS-Einführung. Viele Unternehmen haben über Jahre hinweg Dateien auf E-Mails, Desktops, gemeinsam genutzten Laufwerken oder Altsystemen gespeichert.

Beginnen Sie damit, herauszufinden, was zu verschieben ist. Bereinigen Sie Duplikate und veraltete Dateien. Weisen Sie bei Bedarf Metadaten zu, damit die Dateien vom ersten Tag an durchsuchbar sind. Einige Migrationen können automatisiert werden. Bei anderen müssen Sie selbst Hand anlegen und die Qualität überprüfen.

Arbeiten Sie eng mit Ihrem Anbieter oder IT-Leiter zusammen, um sicherzustellen, dass die Migration sicher und in Phasen erfolgt, die für Ihr Team sinnvoll sind.

Anbieter wie M-Files bieten häufig Migrationsunterstützung an, einschließlich Tools für die Massenklassifizierung von Dokumenten und die Anwendung einer einheitlichen Struktur von Anfang an.

Tipps für eine reibungslosere DMS-Einführung

• Fangen Sie klein an. Wählen Sie eine Abteilung oder einen Anwendungsfall für den Anfang
• Halten Sie die Metadaten zu Beginn einfach
• Frühzeitige und häufige Kommunikation, damit die Nutzer den Wert verstehen
• Bieten Sie während der Schulung Beispiele aus der Praxis an
• Feiern Sie frühe Erfolge, um die Akzeptanz zu erhalten

Mehr als Software: Eine intelligentere Art zu arbeiten

Die Wahl eines Dokumentenmanagementsystems ist eine wichtige Entscheidung, aber sie muss nicht überwältigend sein. Wenn Sie wissen, welche Herausforderungen Sie zu lösen haben, wird der Weg klarer.

Und denken Sie daran, dass die Kosten zwar eine Rolle spielen, das richtige DMS aber keine Ausgabe ist. Es ist eine Investition in gesparte Zeit, gestraffte Arbeitsabläufe und reduzierte Risiken.

Je länger Sie warten, desto mehr Zeit verschwendet Ihr Team mit denselben Problemen. Das richtige System organisiert nicht nur Ihre Dokumente. Es verändert die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen arbeitet.

Wenn es Ihnen wichtig ist, wie Ihr Team mit Dokumenten umgeht, bietet M-Files eine leistungsstarke DMS-Lösung. Starten Sie eine kostenlose Testversion von M-Files und sehen Sie, wie es Ihre Arbeit verändert.