Die Zukunft der Dokumentenverwaltung

M-Files und Microsoft nutzen die Kraft der KI, um fragmentierte Dokumentensysteme durch eine sichere und einheitliche Lösung für die intelligente Zusammenarbeit zu ersetzen.

In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist die Dokumentenverwaltung nicht nur ein technisches Problem, sondern eine strategische Notwendigkeit. Von der Produktivität über die Einhaltung von Vorschriften bis hin zum Engagement der Mitarbeiter - die Systeme, die wir zum Speichern, Freigeben und Sichern von Inhalten verwenden, bestimmen den Rhythmus des modernen Unternehmenslebens. Dennoch verlassen sich viele Unternehmen immer noch auf einen Flickenteppich aus alten Tools, Cloud-Plattformen und Abteilungssystemen. Das Ergebnis? Ein verworrenes Netz von "Content-Chaos", in dem wichtige Informationen verstreut, isoliert und oft unerreichbar sind.

Unverbundene Systeme - E-Mail-Server, gemeinsam genutzte Laufwerke, Plattformen für das Kundenbeziehungsmanagement, Lösungen für die Unternehmensressourcenplanung - sprechen selten die gleiche Sprache. Die Mitarbeiter verbringen viel Zeit damit, nach Dokumenten zu suchen, zwischen Anwendungen hin und her zu wechseln oder bereits vorhandene Inhalte neu zu erstellen. Diese Ineffizienz beeinträchtigt nicht nur die Produktivität, sondern birgt auch Compliance-Risiken, insbesondere in regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen und der Fertigung.

Versionsverwirrung, Doppelarbeit und inkonsistente Metadatenkennzeichnung untergraben das Vertrauen in Unternehmensdaten. Wenn Mitarbeiter nicht sicher sind, ob ein Dokument korrekt oder aktuell ist, zögern sie, zu handeln. Das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Tools führt zu einer kognitiven Überlastung und fördert die Ermüdung und den Widerstand gegen Veränderungen.

Microsoft SharePoint ist seit langem ein Eckpfeiler der Verwaltung von Unternehmensinhalten. Es bietet zentrale Speicherung, Zusammenarbeit in Echtzeit, granulare Zugriffskontrollen und nahtlose Zusammenarbeit mit Microsoft 365-Tools wie Teams und OneDrive. Außerdem ermöglicht es KI-gestützte Funktionen wie Microsoft Copilot zur Interaktion mit gespeicherten Inhalten.

Aber SharePoint ist nicht perfekt. Die Versionskontrolle kann undurchsichtig werden, wenn Dokumente in Teamkanälen und persönlichen Ordnern dupliziert werden. Metadaten müssen oft manuell eingerichtet werden, was die Automatisierung einschränkt. Und die Unternehmenssuche ist zwar leistungsstark, aber nicht immer intuitiv, so dass Benutzer oft Schwierigkeiten haben, Dokumente zu finden, wenn sie nicht den genauen Namen oder Pfad kennen.

Governance ist eine weitere Herausforderung. Ohne eine einheitliche Strategie sehen sich Unternehmen mit einem Wildwuchs an Berechtigungen, der versehentlichen Freigabe sensibler Inhalte und Schwierigkeiten bei der Durchsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien konfrontiert. Audits werden komplex, und das Risiko der Nichteinhaltung wächst.

Auch das menschliche Element ist zu berücksichtigen. Schlechte Benutzerfreundlichkeit von Dokumentensystemen führt zu Unzufriedenheit. Wenn die Tools klobig oder inkonsistent sind, schaffen die Mitarbeiter ihre eigenen Lösungen - persönliche Ordnerstrukturen, nicht autorisierte Cloud-Dienste, informelle gemeinsame Nutzung. Diese "Schatten-IT" untergräbt die Governance und führt zu Sicherheitslücken.

Veränderungsmüdigkeit ist real. Wenn neue Tools ohne klare Vorteile oder angemessene Unterstützung eingeführt werden, leisten die Mitarbeiter Widerstand. Sie fürchten, die Kontrolle über ihre Arbeitsabläufe zu verlieren, haben mit steilen Lernkurven zu kämpfen und stellen die Beweggründe für die Umstellung in Frage. Ohne eine durchdachte Implementierung können selbst die vielversprechendsten Technologien ins Leere laufen.

Hier kommt M-Files ins Spiel, ein führender Anbieter von KI-gestützter Dokumentenverwaltung und strategischer Partner von Microsoft. Diese Zusammenarbeit ermöglicht eine nahtlose Konnektivität zwischen M-Files und Microsoft 365 über SharePoint Embedded - ein skalierbares Content-Repository, das nur über eine API zugänglich ist und moderne Microsoft wie Loop und Copilot Pages unterstützt.

Mit dieser Partnerschaft werden seit langem bestehende Probleme bei der Dokumentenverwaltung angegangen: fragmentierte Governance, schlechte Inhaltsqualität und isolierte Umgebungen. Durch die Zentralisierung von Inhalten und die Einbettung von Intelligenz in alltägliche Arbeitsabläufe ermöglichen M-Files und Microsoft 365 Unternehmen die Automatisierung von Metadaten-Tagging und Dokumentenklassifizierung sowie die Verbesserung ihrer Entscheidungsfindung mit KI-kuratierten Einblicken und die Stärkung der Compliance mit einheitlicher Governance über Microsoft Purview. Und durch die Nutzung der bestehenden Microsoft 365-Infrastruktur können sie ihren Return on Investment maximieren.

M-Files ermöglicht es Unternehmen nun, ausgewählte Inhalte direkt im Microsoft 365-Tenant zu speichern, wodurch Duplikate vermieden werden und ein nahtloser Zugriff über vertraute Anwendungen wie Teams möglich ist, Outlookund Copilot. Diese native Verbindung unterstützt Co-Authoring, Echtzeit-Zusammenarbeit und KI-gesteuerte Workflows - und das alles unter Einhaltung der strengen Compliance durch Microsoft Purview.

Im Mittelpunkt von M-Files steht Ainoein generativer KI-Assistent, der eine dialogorientierte Interaktion mit Unternehmensinhalten ermöglicht. Aino ist in der Lage, Dokumente zu klassifizieren, Metadaten zu extrahieren, Zusammenfassungen zu erstellen und kontextbezogene Erkenntnisse zu liefern. In Verbindung mit Copilot entsteht ein leistungsstarkes Ökosystem, in dem KI-Agenten Dokumente mit vollständigem Kontext und Compliance analysieren.

Für Unternehmen, die in Microsoft 365 investiert haben, ist M-Files nicht nur kompatibel, sondern unverzichtbar. Es bringt Ordnung, Automatisierung und Kontrolle in Geschäftsinhalte und ermöglicht eine sichere, skalierbare und intelligente Zusammenarbeit. Ganz gleich, ob es um die Verwaltung von technischen Spezifikationen, Kundenleistungen oder Compliance-Aufzeichnungen geht, M-Files sorgt dafür, dass Inhalte organisiert, zugänglich und umsetzbar sind - und zwar genau dort, wo die Teams bereits arbeiten.

Diese einheitliche Lösung stellt eine Abkehr von den alten Systemen dar. Es geht nicht nur um die Speicherung von Dokumenten, sondern auch darum, die Art und Weise, wie wir mit ihnen umgehen, zu verändern. Mit M-Files und Microsoft 365 ist die Zukunft der Dokumentenverwaltung intelligent, integriert und bereit für das, was als Nächstes kommt.

Entdecken Sie die Partnerschaft zwischenM-Files und Microsoft und erfahren Sie, wie KI-gesteuerte Dokumentenverwaltung Ihr Unternehmen verändern kann.