Sicherstellung von Compliance und Governance mit ECM: Sicherheit, Aufbewahrung und Records Management

Bei der Verwaltung von Informationen geht es nicht mehr nur um Effizienz. Vorschriften, Audits und Datenschutzgesetze verlangen von Unternehmen den Nachweis, dass sie die Kontrolle über ihre Inhalte haben. Enterprise Content Management (ECM) unterstützt die Einhaltung von Vorschriften und die Governance, indem es einheitliche Regeln für die Speicherung, den Zugriff und die Aufbewahrung von Dokumenten anwendet. Es bietet Unternehmen sowohl die Sicherheit, um sensible Daten zu schützen, als auch die Struktur, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Wie unterstützt ECM die Einhaltung von Vorschriften und die Verwaltung von Unterlagen?

Gesetzliche Vorschriften verlangen, dass Unternehmen ihre Unterlagen korrekt, vollständig und zugänglich halten. Ohne ein System werden Dateien verlegt oder uneinheitlich gehandhabt, was ein Risiko für die Einhaltung von Vorschriften darstellt. ECM stellt sicher, dass Dokumente definierten Richtlinien und Aufbewahrungsregeln folgen, sodass Unternehmen stets auf Audits oder rechtliche Überprüfungen vorbereitet sind.

Beispiele für die Unterstützung der Einhaltung von Vorschriften sind:

• Anwendung von Aufbewahrungsplänen, um sicherzustellen, dass die Unterlagen für den erforderlichen Zeitraum aufbewahrt werden
• Aufrechterhaltung von Prüfpfaden, die jede Aktion an einer Datei verfolgen
• Verhinderung von unbefugten Bearbeitungen oder Löschungen kritischer Datensätze
• Leichte Auffindbarkeit von Dokumenten bei Audits oder Untersuchungen
• Unterstützung von branchenspezifischen Anforderungen wie HIPAA, GDPR oder SOX

Wie verbessert ECM die Dokumentensicherheit und die Zugriffskontrolle?

Sensible Informationen müssen sowohl vor externen Bedrohungen als auch vor internem Missbrauch geschützt werden. ECM setzt Sicherheitsrichtlinien durch, die einschränken, wer Inhalte anzeigen, bearbeiten oder freigeben darf. Anstatt sich auf offene Ordner oder E-Mail-Anhänge zu verlassen, basiert der Zugriff auf klaren Regeln, die unternehmensweit gelten.

Zu den Sicherheitsmerkmalen gehören häufig:

• Rollenbasierte Berechtigungen bis hinunter auf die Dokumentebene
• Verschlüsselung von Dateien im Ruhezustand und bei der Übertragung
• Multi-Faktor-Authentifizierung und sichere Anmeldekontrollen
• Detaillierte Protokollierung, wer auf Inhalte zugegriffen oder sie verändert hat
• Zentralisierte Kontrolle zur Gewährleistung einer einheitlichen Durchsetzung in allen Abteilungen

Wie handhabt ECM die Datenaufbewahrung und das Content Lifecycle Management?

Jedes Dokument hat einen Lebenszyklus, von der Erstellung über die aktive Nutzung bis hin zur Archivierung oder Entsorgung. Die manuelle Verwaltung dieses Zyklus ist fehleranfällig und inkonsistent. ECM automatisiert die Aufbewahrung und das Lebenszyklusmanagement, so dass die Inhalte ohne zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeiter korrekt verwaltet werden.

Das Lebenszyklusmanagement umfasst in der Regel:

• Definition von Aufbewahrungsregeln nach Dokumententyp oder Geschäftsanforderungen
• Verschieben inaktiver Dateien in sichere Archive
• Schutz von Langzeitaufzeichnungen vor versehentlichem Löschen
• Automatisierung der sicheren Entsorgung, sobald die Aufbewahrungsanforderungen erfüllt sind
• Sicherstellung einer vertretbaren Löschung zur Reduzierung der Speicherkosten und des Risikos

Was ist Records Management im Kontext von ECM?

Records Management stellt sicher, dass wichtige Dateien als offizieller Nachweis von Geschäftsaktivitäten aufbewahrt werden. ECM umfasst das Records Management, indem es Dokumente klassifiziert, sie gegen unbefugte Änderungen sperrt und Aufbewahrungszeitpläne anwendet, die den geschäftlichen und rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Dies hilft Organisationen:

• Nachweis der Konformität bei Audits und Gerichtsverfahren
• Sicherstellen, dass historische Daten erhalten und zugänglich sind
• Verringerung des Risikos, sich auf veraltete oder unvollständige Aufzeichnungen zu verlassen
• Vermeidung von Bußgeldern oder Strafen wegen mangelhafter Buchführung
• Aufrechterhaltung des Vertrauens bei Kunden, Partnern und Aufsichtsbehörden

Wie hilft ECM bei der Information Governance?

Information Governance ist der Rahmen von Richtlinien und Praktiken für den Umgang mit Informationen im gesamten Unternehmen. ECM bietet die Werkzeuge, um diese Richtlinien konsequent durchzusetzen. Es gewährleistet, dass die Daten sicher und zuverlässig sind und sowohl mit den betrieblichen Zielen als auch mit den rechtlichen Verpflichtungen übereinstimmen.

Zu den wichtigsten Unterstützungsmaßnahmen für die Verwaltung gehören:

• Zentralisierung aller Inhalte unter einem Regelwerk
• Automatische Durchsetzung von Berechtigungen, Aufbewahrungs- und Sicherheitsrichtlinien
• Transparenz darüber, wer auf Informationen zugegriffen oder sie geändert hat
• Angleichung des Umgangs mit Informationen an Unternehmens- und Regulierungsstandards
• Verringerung des Risikos von Datenschutzverletzungen oder uneinheitlichen Praktiken

Ihr nächster Schritt zu einem sicheren, konformen Content Management

Enterprise Content Management stärkt die Compliance und Governance, indem es die Kontrolle über jede Phase des Lebenszyklus von Inhalten übernimmt. Es sichert sensible Informationen, setzt Aufbewahrungsregeln durch und verwaltet zuverlässige Aufzeichnungen. Für Unternehmen, die mit gesetzlichen Anforderungen konfrontiert sind, reduziert ECM das Risiko, verbessert die Auditbereitschaft und stellt sicher, dass Informationen immer ordnungsgemäß behandelt werden.

Einen vollständigen Überblick darüber, wie ECM ein sicheres, konformes Informationsmanagement unterstützt, finden Sie in unserem Enterprise Content Management: Der vollständige Leitfaden.