Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verbessert die Sicherheit und unterstützt die Einhaltung von Vorschriften, indem es den Zugriff auf Dokumente verfolgt, Bearbeitungen kontrolliert und Risiken reduziert.

Sicherheit, Compliance und Vorschriften im Dokumentenmanagement

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) trägt zum Schutz sensibler Informationen bei und unterstützt die Einhaltung von Branchenvorschriften. Es sorgt für die Sicherheit der Daten, kontrolliert den Zugriff und führt einen klaren Prüfpfad.

In diesem Artikel werden die wichtigsten Funktionen zur Unterstützung der Compliance erläutert, darunter Zugriffskontrolle, Versionsverlauf und Anpassung an gesetzliche Vorschriften.

Welche Sicherheitsmerkmale sollte ein DMS enthalten?

Ein leistungsfähiges DMS umfasst Funktionen, die Dokumente vor unbefugtem Zugriff oder Manipulationen schützen. Achten Sie auf Systeme mit den folgenden Merkmalen:

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Verschlüsselung bei Speicherung und Übertragung
• Prüfpfade zur Protokollierung von Aktivitäten
• Benutzerauthentifizierung und Berechtigungen
• Sichere Cloud- oder On-Premises-Hosting-Optionen

Diese Funktionen tragen dazu bei, das Risiko von Datenverletzungen, internem Missbrauch und versehentlichem Verlust zu verringern.

Wie unterstützt die Zugangskontrolle die Einhaltung von Vorschriften?

Mit der Zugriffskontrolle können Sie festlegen, wer die einzelnen Dokumente sehen oder bearbeiten darf. Die Berechtigungen werden auf der Grundlage von Rollen, Abteilungen oder Projekten festgelegt. So können Sie sicherstellen, dass nur die richtigen Personen sensible Dateien öffnen können.

So kann beispielsweise nur die Personalabteilung Mitarbeiterdaten einsehen und nur die Finanzabteilung kann Finanzberichte einsehen. So bleiben Ihre Daten sicher und erfüllen Datenschutzanforderungen wie GDPR oder HIPAA. Als Teil einer umfassenderen Strategie (siehe unseren Leitfaden für Dokumentenmanagementsysteme) kann die Nutzung der richtigen DMS-Funktionen dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält.

Was ist ein Prüfpfad und warum ist er wichtig?

Ein Prüfpfad ist eine Aufzeichnung von allem, was mit einem Dokument geschieht. Es zeigt, wer es angesehen, geändert, freigegeben oder genehmigt hat. Das System speichert automatisch die Zeit und den Namen der Person, die jede Aktion durchgeführt hat.

Prüfpfade helfen zu zeigen, dass Ihr Unternehmen die Regeln befolgt und die Dinge richtig macht. Außerdem machen sie die Mitarbeiter für ihre Handlungen verantwortlich und unterstützen die Qualitätskontrolle.

Kann ein DMS bei branchenspezifischen Vorschriften helfen?

Ja. Viele DMS-Plattformen sind so konzipiert, dass sie Regeln in Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen, dem Bauwesen und der Rechtsberatung unterstützen. Diese Systeme enthalten oft Vorlagen oder Einstellungen, die auf bestimmte Standards ausgerichtet sind.

Beispiele hierfür sind:

• HIPAA für das Gesundheitswesen
• FINRA- und SEC-Vorschriften für den Finanzbereich
• ISO-Zertifizierungen für die Fertigung
• GDPR für den Datenschutz in Europa

Der Einsatz eines DMS trägt dazu bei, das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften und der damit verbundenen Strafen zu verringern.

Wie verringert die Versionskontrolle das Risiko der Einhaltung von Vorschriften?

In der Versionskontrolle wird jede Änderung an einem Dokument festgehalten. Sie zeigt, wer die Änderung vorgenommen hat, wann sie stattfand und was aktualisiert wurde. Sie können sich ältere Versionen ansehen oder bei Bedarf zu einer Version zurückkehren.

Auf diese Weise werden Fehler durch verlorene Bearbeitungen vermieden, es wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter die aktuellste Version verwenden, und es hilft bei Audits. In regulierten Branchen ist es gesetzlich vorgeschrieben, eine vollständige Historie der Dokumente zu führen.

Kann ein DMS Dokumente bei der Fernarbeit schützen?

Ja. Mit vielen Dokumentenmanagementsystemen können Sie von überall aus sicher auf Dateien zugreifen. Die Dateien werden auf einer zentralen Plattform gespeichert und sind durch sichere Verbindungen geschützt. Auch wenn Sie nicht im Büro sind, kontrolliert das System, wer die Dateien sehen oder ändern kann.

So kann Ihr Team die Regeln einhalten und gleichzeitig flexibel bleiben. Die Mitarbeiter können sicher arbeiten und ihre Aufgaben erledigen, egal ob sie zu Hause, im Außendienst oder in Büros auf der ganzen Welt sind.

Vom Risiko zur Bereitschaft: Abschließende Überlegungen zur DMS-Sicherheit

Sicherheit und Compliance sind bei den heutigen Dokumentensystemen sehr wichtig. Ein leistungsfähiges DMS schützt private Informationen, kontrolliert, wer Dateien sehen oder bearbeiten kann, und zeichnet Änderungen auf. Diese Funktionen helfen Ihrem Unternehmen, die Vorschriften einzuhalten und das Betriebsrisiko zu verringern.

Um zu sehen, wie dies in der Praxis funktioniert, sollten Sie sich die Sicherheits- und Compliance-Funktionen vonM-Files ansehen.