Ein Dokumentenmanagementsystem kann einen messbaren geschäftlichen Nutzen bringen, aber nur, wenn es effektiv implementiert und genutzt wird. Von der Verbesserung der betrieblichen Effizienz über die Verringerung von Fehlern bis hin zur Verbesserung der Compliance - ein DMS ermöglicht Kosteneinsparungen, die weit über die anfängliche Einrichtung hinausgehen.

In diesem Artikel wird erläutert, wie die Investitionsrentabilität von DMS-Systemen zu bewerten ist, und es werden bewährte Verfahren zur Maximierung des langfristigen Nutzens beschrieben. Einen tieferen Einblick in die Unterstützung von Unternehmen durch Dokumentenmanagementsysteme erhalten Sie in unserem DMS-Leitfaden.

Wie handhabt ein DMS die Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten?

Ein DMS verwaltet Aufbewahrungsrichtlinien, indem es Regeln anwendet, um zu steuern, wie lange Dokumente aufbewahrt werden und wann sie archiviert oder gelöscht werden. Diese Richtlinien können je nach Dokumententyp, Projekt, Abteilung oder Compliance-Anforderungen festgelegt werden.

So können beispielsweise Personalakten sieben Jahre lang aufbewahrt werden, während Kundenverträge nach zwei Jahren Inaktivität archiviert werden können. Das System verfolgt diese Fristen automatisch und wendet die richtigen Maßnahmen ohne manuelle Eingaben an.

Dies gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, verringert die Unordnung und senkt die Lagerkosten.

Lösungen wie M-Files ermöglichen es Administratoren, Aufbewahrungsrichtlinien mithilfe von Metadaten zu konfigurieren, was die abteilungsübergreifende Durchsetzung von Richtlinien erleichtert.

Wie kann ich den ROI einer DMS-Einführung bewerten?

Um die Rentabilität von DMS zu bewerten, messen Sie die Zeit- und Kosteneinsparungen, die sich aus der besseren Handhabung von Dokumenten ergeben. Zu den wichtigsten ROI-Indikatoren gehören:

• Weniger Stunden für die Suche nach Dateien
• Schnellere Genehmigungs- und Überprüfungszyklen
• Geringere Druck-, Versand- und Lagerkosten
• Weniger Fehler bei der Einhaltung der Vorschriften und weniger Strafen
• Geringerer Arbeitsaufwand für IT und Support
• Gesteigerte Produktivität in allen Teams

Sie können auch die Risikominderung berücksichtigen, z. B. die Vermeidung von Dokumentenverlusten oder fehlgeschlagenen Prüfungen. Vergleichen Sie diese Vorteile mit den Kosten für Lizenzierung, Schulung und Implementierung des Systems, um die Amortisationszeit zu berechnen.

Die meisten Unternehmen sehen innerhalb der ersten ein bis zwei Jahre einen hohen ROI.

Anbieter wie M-Files stellen häufig ROI-Rechner oder Fallstudien zur Verfügung, um Teams bei der Bewertung ihrer Leistung zu unterstützen.

Kann ein DMS wiederkehrende Aufgaben automatisieren und manuelle Fehler minimieren?

Ja. Ein DMS automatisiert viele zeitraubende Aufgaben wie die Weiterleitung von Dokumenten zur Genehmigung, die Anwendung von Metadaten, die Verwaltung der Versionsgeschichte und die Verfolgung des Dokumentenstatus.

Die Automatisierung verringert das Risiko von Fehlern wie verpassten Fristen, veralteten Versionen oder doppelten Dateien. Sie trägt auch dazu bei, die Konsistenz bei der Speicherung, Benennung und Kategorisierung von Dokumenten zu gewährleisten.

So kann beispielsweise eine Bestellung automatisch einen Überprüfungsworkflow auslösen, Berechtigungen zuweisen und sich nach der Genehmigung selbst archivieren - alles ohne manuelle Schritte.

M-Files ermöglicht diese Art der Automatisierung durch metadatenbasierte Regeln, die sich ohne benutzerdefinierte Programmierung an Ihre Prozesse anpassen.

Welche bewährten Verfahren sollten wir befolgen, um die Vorteile des DMS zu maximieren?

Um das Beste aus Ihrem DMS herauszuholen, sollten Sie diese bewährten Verfahren befolgen:

• Beginnen Sie mit klaren Zielen und identifizieren Sie Probleme vor der Einführung.
• Frühzeitige Einbindung der Nutzer, um die Akzeptanz und eine reibungslose Einführung zu gewährleisten
• Metadaten einfach und konsistent halten
• Anpassung der Arbeitsabläufe an reale Prozesse
• Gründliche Schulung des Personals und Verstärkung der Anwendung durch praktische Beispiele
• Überwachen Sie die Nutzung und passen Sie die Einstellungen an Ihre Bedürfnisse an
• Nutzung von Berichterstattungsinstrumenten zur Ermittlung und Behebung von Engpässen

Betrachten Sie Ihr DMS als ein lebendiges System, das sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickelt. Regelmäßige Überprüfungen, Nutzerfeedback und Herstelleraktualisierungen tragen dazu bei, dass es effektiv und auf Ihre Ziele abgestimmt bleibt.

Lösungen wie M-Files bieten kontinuierlichen Support, flexible Konfiguration und Nutzungsanalysen, um Unternehmen bei der Anpassung an ihr Wachstum zu unterstützen.

Der ROI eines intelligenteren Dokumentenmanagements

Ein gut eingeführtes DMS bringt eine echte Investitionsrendite durch schnellere Arbeit, weniger Fehler und geringere Kosten. In Verbindung mit einer intelligenten Planung und konsistenten Praktiken wird es zu einem langfristigen Vermögenswert, der den Umgang mit Informationen in Ihrem Unternehmen verbessert.

Das richtige System kann mehr als nur Dokumente speichern. Es hilft Ihren Mitarbeitern, jeden Tag bessere Arbeit zu leisten.

M-Files wurde entwickelt, um diese Aufgabe zu unterstützen, indem es die Dokumentenverwaltung durch intelligente Automatisierung und einfaches, skalierbares Design verändert. Testen Sie M-Files kostenlos und sehen Sie, wie schnelleres, intelligenteres Arbeiten zu einem besseren ROI führt.