Die Einführung eines Dokumentenverwaltungssystems kann zu erheblichen Verbesserungen in den Bereichen Produktivität, Sicherheit und Zusammenarbeit führen, ist aber nicht ohne Herausforderungen. Von technischen Problemen bis hin zum Widerstand der Benutzer müssen Unternehmen sorgfältig planen und sich auf eine starke Unterstützung durch den Anbieter verlassen, um das Beste aus ihrer Investition herauszuholen.

Dieser Artikel befasst sich mit häufigen DMS-Herausforderungen, dem Umgang mit Updates, den verfügbaren Support-Optionen und der Frage, wie ein DMS Prozesse wie die Rechnungsverwaltung vereinfachen kann.

Was sind die üblichen Herausforderungen bei der Einführung eines DMS?

Zu den häufigsten Herausforderungen bei der Einführung eines DMS gehören die Benutzerakzeptanz, schlechte Planung und die Unterschätzung der Komplexität der Migration:

• Benutzer können sich gegen Veränderungen sträuben, wenn das System ungewohnt ist oder zusätzliche Schritte erfordert.
• Die Migration von Dokumenten aus bestehenden Ordnern oder Papiersystemen kann Zeit und Planung erfordern.
• Inkonsistente Metadaten oder Arbeitsabläufe können zu Verwirrung und Desorganisation führen
• Die Integration mit anderen Geschäftssystemen kann technische Ressourcen erfordern.

Diese Probleme lassen sich am besten durch frühzeitige Kommunikation, Pilottests und intensive Schulungen lösen. Fangen Sie klein an, setzen Sie klare Ziele und messen Sie die ersten Erfolge, um eine Dynamik aufzubauen.

Einige Anbieter, wie z. B. M-Files, bieten geführte Implementierungs- und Onboarding-Services an, damit die Teams die anfänglichen Schwierigkeiten überwinden können. Die richtige Planung ist entscheidend (unser ultimativer Leitfaden für DMS zeigt, was zu erwarten ist und wie man sich vorbereitet).

Ist der technische Support normalerweise in einem DMS-Abonnement enthalten?

Ja. Die meisten DMS-Anbieter bieten im Rahmen ihrer Abonnementpläne einen gewissen technischen Support an. Dieser deckt in der Regel ab:

• Zugang zu einem Support-Portal oder Helpdesk
• Unterstützung per Live-Chat oder E-Mail
• Fehlerbehebung bei Problemen im Zusammenhang mit der Systemleistung, dem Zugriff oder der Konfiguration
• Hilfe bei Aktualisierungen und Fehlerbehebungen

Einige Anbieter bieten Premium-Support-Pakete mit schnelleren Reaktionszeiten, speziellen Kundenbetreuern oder Schulungsleistungen an. Es ist wichtig zu wissen, was in Ihrem Plan enthalten ist und ob Sie während der Einführung oder Skalierung zusätzliche Unterstützung benötigen.

M-Files bietet skalierbare Supportstufen, mit denen Unternehmen die Servicelevels an ihre internen Fähigkeiten und die Projektkomplexität anpassen können.

Wie oft sollte ich meine DMS-Software oder Funktionen aktualisieren?

DMS-Plattformen sollten regelmäßig aktualisiert werden, um sicher und mit neuen Funktionen auf dem neuesten Stand zu bleiben. Cloud-basierte Systeme werden in der Regel vom Anbieter automatisch und ohne große Unterbrechung aktualisiert.

Wenn Sie ein lokales System verwenden, müssen Aktualisierungen möglicherweise von Ihrem internen IT-Team geplant und installiert werden. In beiden Fällen sorgt ein aktuelles System für mehr Sicherheit, bessere Leistung und die Einhaltung sich ändernder Vorschriften.

Außerdem erhält Ihr Team Zugang zu neuen Funktionen und Verbesserungen, die die Nutzung des Systems einfacher und leistungsfähiger machen.

Anbieter wie M-Files bringen regelmäßig Verbesserungen und Korrekturen heraus, die ohne Unterbrechung des Geschäftsbetriebs angewendet werden können.

Wie kann ein DMS die Rechnungsbearbeitung und -freigabe rationalisieren?

Ein DMS verbessert die Rechnungsbearbeitung, indem es den gesamten Arbeitsablauf vom Eingang bis zur Zahlung automatisiert. Anstatt Rechnungen manuell zur Prüfung weiterzuleiten, kann das System:

• Automatisches Erfassen von Rechnungsdaten
• Rechnungen mit Bestellungen oder Verträgen abgleichen
• Leiten Sie sie an den richtigen Genehmiger weiter
• Benachrichtigungen und Erinnerungen senden
• Verfolgung des Genehmigungsstatus und der Bearbeitungszeit
• Abgeschlossene Rechnungen mit entsprechenden Metadaten speichern

Dies reduziert Fehler, verkürzt die Bearbeitungszeit, verbessert die Transparenz und trägt dazu bei, dass die Finanzdokumente prüfungsfähig sind. Für Kreditorenbuchhaltungsteams kann dies weniger Verzögerungen, weniger verspätete Zahlungen und bessere Lieferantenbeziehungen bedeuten.

M-Files unterstützt diese Prozesse durch metadatengesteuerte Automatisierung und anpassbare Workflows, die sich an Ihre internen Genehmigungswege anpassen.

Abschließende Schlussfolgerungen: Ihr Weg zum DMS-Erfolg

Kein System ist perfekt, und selbst die besten DMS-Plattformen sind mit einer Lernkurve verbunden. Aber mit der richtigen Planung, realistischen Erwartungen und der richtigen Unterstützung können die meisten Unternehmen die anfänglichen Herausforderungen überwinden und schnell dauerhafte Vorteile erkennen.

Von einer schnelleren Rechnungsbearbeitung über einen zuverlässigeren Dokumentenzugriff bis hin zu einer einfacheren Einhaltung von Vorschriften - die langfristigen Vorteile eines gut unterstützten DMS überwiegen die kurzfristigen Hürden bei weitem.

Lösungen wie M-Files vereinen einen starken Produkt-Support mit flexibler Automatisierung und erleichtern es Teams, vom ersten Tag an erfolgreich zu sein. M-Files bietet eine kostenlose Testversion, damit Sie sehen können, wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.