Eine der ersten Entscheidungen bei der Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist die Wahl zwischen einer Cloud- und einer Vor-Ort-Bereitstellung. Dieser Leitfaden erläutert die Vor- und Nachteile der einzelnen Modelle und beantwortet häufige Fragen zu Sicherheit, Skalierbarkeit und Backup.

Vor-Ort- vs. Cloud-DMS-Bereitstellung

Eine der ersten Entscheidungen, die Sie bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems treffen müssen, ist die Frage, wie es eingesetzt werden soll. Soll Ihr Unternehmen es auf internen Servern verwalten oder eine vom Anbieter gewartete Cloud-basierte Plattform nutzen? Beide Modelle haben ihre Berechtigung, und jedes bietet je nach Ihren Prioritäten bestimmte Vorteile.

In diesem Artikel werden die Unterschiede zwischen der Bereitstellung von DMS in der Cloud und vor Ort erläutert und Antworten auf häufige Fragen zu Sicherheit, Backup und langfristiger Skalierbarkeit gegeben.

Was ist der Unterschied zwischen Cloud- und On-Premises-DMS?

Der Unterschied zwischen Cloud- und On-Premises-DMS liegt im Hosting und in der Verwaltung. Vor-Ort-Systeme werden auf Ihren eigenen Servern installiert und von der internen IT-Abteilung verwaltet. Cloud-Systeme werden vom Anbieter gehostet und der Zugriff erfolgt über das Internet.

Cloud-Plattformen bieten eine einfachere Bereitstellung, geringeren Wartungsaufwand und bessere Unterstützung für dezentrale Teams. Vor-Ort-Modelle bieten mehr Kontrolle, erfordern aber mehr interne Ressourcen.

M-Files ist in beiden Bereitstellungsmodellen erhältlich, so dass Unternehmen die Option wählen können, die ihren Sicherheits-, Compliance- und Infrastrukturanforderungen gerecht wird.

Sind cloudbasierte DMS-Lösungen sicher?

Ja, Cloud-basierte DMS-Plattformen sind sicher, wenn sie richtig verwaltet werden. Sie umfassen häufig eine Verschlüsselung auf Unternehmensniveau, sichere Übertragungsprotokolle, eine Multi-Faktor-Authentifizierung und eine kontinuierliche Überwachung.

Die besten Anbieter unterhalten außerdem eine globale Infrastruktur mit eingebauter Redundanz und verfügen über Zertifizierungen wie SOC 2 oder ISO 27001. In vielen Fällen übersteigen die Sicherheitsstandards eines Cloud-Anbieters das, was die meisten Unternehmen intern aufrechterhalten können.

Cloud-first-Lösungen wie M-Files wenden diese Schutzmechanismen standardmäßig an und bieten Unternehmen eine sichere Umgebung, ohne dass sie eine eigene Infrastruktur benötigen.

Wie geht ein DMS mit Datensicherung und Notfallwiederherstellung um?

Ein Cloud-basiertes DMS umfasst in der Regel eine integrierte Notfallwiederherstellung und automatische Backups. Ihre Dateien werden in mehreren sicheren Datenzentren gespeichert, was eine schnelle und zuverlässige Wiederherstellung bei Störungen ermöglicht.

Bei Vor-Ort-Systemen werden Sicherung und Wiederherstellung intern gehandhabt. Sie müssen Ihre eigenen Richtlinien, Speicher- und Testprotokolle erstellen und verwalten, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

Lösungen wie M-Files Cloud beinhalten Redundanz und Notfallwiederherstellung als Teil der Plattform und entlasten so die internen IT-Teams.

Wie hilft die Skalierbarkeit des Cloud-basierten DMS einem wachsenden Unternehmen?

Cloud-basierte DMS-Plattformen lassen sich problemlos skalieren, wenn Ihr Unternehmen wächst. Sie können schnell Benutzer hinzufügen, den Speicherplatz erweitern oder Funktionen aktivieren, ohne die Infrastruktur zu verändern.

Diese Flexibilität unterstützt schnell wechselnde Teams und die Arbeit an entfernten Standorten - einer der vielen Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems. Vor Ort installierte Systeme erfordern physische Upgrades und Lizenzänderungen, die Zeit und Kosten verursachen.

Für Unternehmen, die ohne ständige Neukonfiguration wachsen wollen, bieten Plattformen wie M-Files schnelle Skalierbarkeit und vorhersehbare Leistung.

Die richtige Entscheidung für den DMS-Einsatz

DMS-Lösungen in der Cloud und vor Ort bieten beide einen Mehrwert, aber es gibt Unterschiede. Vor-Ort-Systeme bieten Ihnen volle Kontrolle und umfassende Anpassungsmöglichkeiten. Cloud-Plattformen reduzieren Ihren IT-Aufwand, lassen sich schneller bereitstellen und skalieren mit Ihrem Unternehmen.

Für viele Unternehmen, insbesondere für diejenigen, die Wert auf Schnelligkeit, Flexibilität und Einfachheit legen, ist ein cloudbasiertes DMS ein sicherer und praktischer Weg in die Zukunft.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welcher Ansatz am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt, finden Sie in unserem ultimativen Leitfaden für Dokumentenmanagementsysteme eine Übersicht über die Entscheidung zwischen Cloud- und On-Premises-Systemen im Zusammenhang mit anderen DMS-Entscheidungen.

M-Files unterstützt beide Bereitstellungsoptionen und erleichtert so die Anpassung Ihrer Dokumentenverwaltungsstrategie an Ihre Unternehmensziele. Starten Sie eine kostenlose Testversion von M-Files und sehen Sie, wie es Ihre Anforderungen erfüllt.