Content Management und Kundenerfahrung sind untrennbar miteinander verbunden. Wenn Sie Dokumente für fast jede wettbewerbsfähige Branche verwalten, müssen Sie wissen, wie sehr sich die Qualität der ausgehenden Kommunikation auf die Kundeninteraktion auswirkt. Doch im Zeitalter des personalisierten Messagings und schwankender Vorschriften sind Sie wahrscheinlich mit ständigen Veränderungen konfrontiert. Wenn Sie Genehmigungen, Bearbeitungen und mehrere Versionen von Inhalten mit veralteten Content-Management-Systemen oder - noch schlimmer - mit E-Mail-Anhängen verwalten müssen, haben Sie wahrscheinlich schon begonnen, jeder Änderungsanweisung mit einem Gefühl der Angst zu begegnen.

Schlimmer noch: Änderungen an Elementen wie Logos oder Haftungsausschlüssen können sich auf Dutzende von Dokumenten auswirken und unbeabsichtigte Folgen oder sogar unvorhergesehene Fehler verursachen. Wenn selbst grundlegende Änderungen nur schwer zu bewältigen sind, fehlt Ihnen die Möglichkeit, wettbewerbsfähige Marketingtaktiken wie fortschrittliche Personalisierung und Marketingautomatisierung umzusetzen. Es ist an der Zeit, Schritte zur Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe in Betracht zu ziehen, um Sie zu entlasten und Ihre Inhalte zu verbessern.

Verbesserung von Content Management und Kundenerfahrung in vier Schritten

Als Anbieter intelligenter Informationsmanagement-Plattformen haben wir viel Erfahrung damit, unsere Kunden bei der Umgestaltung ihrer Dokumentenmanagement-Prozesse zu unterstützen. Wir fanden die vier Schritte zur Verbesserung der Inhaltsverwaltung auf Document Strategy eine gute und prägnante Beschreibung der Bemühungen, von denen die meisten der Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, profitiert haben - und wir wollten sie hier für Sie rekapitulieren. Gleichzeitig möchten wir unsere eigene Meinung zu einer guten Strategie zur Verbesserung der Inhaltsverwaltung für die meisten Unternehmen darlegen.

Sauberes Haus

Die meisten Unternehmen können ihren Aufwand für die Verwaltung von Inhalten verringern, wenn sie die Bestände an veralteten Inhalten bereinigen. Sie können veraltete Informationen löschen oder archivieren und Duplikate konsolidieren. Beim Sortieren der gespeicherten Inhalte können Sie auch ältere Mitteilungen finden, die nicht mehr der aktuellen Botschaft oder dem Markenauftritt Ihres Unternehmens entsprechen oder sogar ungenau und für Kunden irreführend sind. Sie müssen nicht nur weniger Objekte verwalten, sondern können auch den Lagerbedarf reduzieren und die Verarbeitung beschleunigen. Vor allem aber stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen nur die richtigen Informationen freigibt.

Es kann natürlich sein, dass Ihr Unternehmen Tausende von Dokumenten hat. Mit alten Content-Management-Tools kann diese Aufgabe für ein etabliertes Unternehmen enorm erscheinen. Deshalb sollten Sie sich auf intelligente und moderne Tools verlassen, die Ihnen einen Großteil der Arbeit abnehmen, wenn Sie schnell durch Unmengen von Inhalten blättern wollen. Dokumentenmanagement-Plattformen mit künstlicher Intelligenz sind in der Lage, Ihr Informations-Ökosystem schnell zu scannen und Metadaten-Vorschläge auf der Grundlage des tatsächlichen Inhalts des Dokuments zu machen. Das macht den Aufräumprozess extrem schnell und effizient.

Verbesserung der Nachrichtenübermittlung

Wenn Sie schon dabei sind, Ihr Haus zu reinigen, können Sie auch gleich umdekorieren. Da Sie sich im Dienste Ihrer Kunden auf ausgehende Dokumente verlassen, können Sie sicherstellen, dass alle vorhandenen Dokumente immer noch mit Ihrer aktuellen Markenbotschaft übereinstimmen und den Kunden gut dienen. Ein Beispiel, Forrester hat herausgefunden, dass Unternehmen, die ihre ausgehende Kommunikation erfolgreich verbessert haben, um das Kundenerlebnis zu verbessern, ihren Umsatz und ihre Markentreue steigern konnten - Ziele, die jedes Unternehmen verfolgt.

Wenn Sie die Dokumente Ihres Unternehmens durchsehen, sollten Sie auch sicherstellen, dass alle Ihre Botschaften immer noch korrekt sind, auf den Punkt gebracht werden und auf die aktuelle Botschaft, die Sie über Ihre Marke zu vermitteln hoffen, ausgerichtet sind. Die Erwähnung der Vorteile einer höheren Kundenzufriedenheit und eines höheren Umsatzes kann Ihnen auch dabei helfen, die Kosten und den Aufwand für Ihr Projekt gegenüber Ihrem Managementteam zu rechtfertigen.

Technische Aufrüstung zur Verbesserung von Geschäftsprozessen

Wie wir bereits in einem früheren Beitrag über das Problem mit E-Mail-Anhängen beschrieben haben, verlassen sich einige Unternehmen immer noch auf eine völlig veraltete Technologie, um Dokumente zur Bearbeitung, Genehmigung und Überprüfung freizugeben. Wenn alle Beteiligten ihre eigene Kopie eines Dokuments zur Bearbeitung haben, wird die Zusammenarbeit bei Änderungen unglaublich schwierig, und es ist wahrscheinlich, dass es zu Fehlern und Missverständnissen kommt. Viele Altsysteme sind nicht viel besser als E-Mail-Anhänge, wenn es um die gemeinsame Nutzung von Inhalten geht.

Wenn Sie über ein System verfügen, das die gemeinsame Nutzung und die Versionsverfolgung effizient gestaltet, haben Sie außerdem mehr Zeit, sich auf wichtige Details wie Ihre Nachrichten zu konzentrieren. Die richtige Technologie wird die Arbeitsabläufe verbessern, um den Aufwand zu verringern, Fehler zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit Ihrer anderen Kundenmanagementsysteme.

Zweifellos verwendet Ihr Unternehmen bereits ein System CRM , um die Kommunikation zu verfolgen und zu verwalten. Die modernen Systeme von heute bieten Ihnen Funktionen für die Terminplanung, erweiterte Personalisierung und maschinelle Intelligenz, um alle Aspekte von Vertrieb, Marketing und Kundenservice zu verbessern. Sie sollten auch wissen, dass die heutigen Personalisierungsfunktionen weit mehr können als nur Kundennamen und -adressen einzufügen; sie können sogar Grafiken und Anreden auf der Grundlage des Kundenprofils oder des Standorts anpassen.

Um diese fortschrittlichen Funktionen in vollem Umfang nutzen zu können, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Content-Management-System entweder über diese Fähigkeit verfügt oder in die bereits vorhandene anspruchsvolle Software integriert ist. Zu diesem Zweck hat M-Files kürzlich M-Files für Salesforce eingeführt, das alle Geschäftsdaten mit Salesforce-Inhalten verbindet, um relevante Informationen in der vertrauten Salesforce-Benutzeroberfläche zu präsentieren. Laden Sie die Infografik hier herunter.

Wie Sie das Content Management in Ihrem Unternehmen verbessern können

Unternehmen, die ihre Inhalte gut verwalten, haben automatisch einen Wettbewerbsvorteil. Es sollte Ihnen leicht fallen, alle Maßnahmen zu rechtfertigen, die Sie zur Förderung der Zusammenarbeit, zur Verringerung des Bearbeitungsaufwands, zur Zeitersparnis und zur Steigerung der Einnahmen ergreifen. Natürlich benötigen Sie das richtige Enterprise-Content-Management-System, um die gemeinsame Nutzung, intelligente Integration und Speicherung zu verbessern. Wir laden Sie ein, mit uns über Ihr Unternehmen zu sprechen und einfache Lösungen für komplexe Probleme zu finden.