Förutsättningarna på våra arbetsplatser har förändrats. Att kunna arbeta smartare är avgörande för balansen mellan arbete och fritid. Mer effektiva processer och metoder måste hjälpa medarbetarna att lägga sin tid på intäktsgenererande arbete. Med det i åtanke är det viktigt att så långt det går använda automatiserade arbetsflöden och system för dokumenthantering. Dokumenthantering handlar inte bara om att hantera en centraliserad databas med viktiga dokument som behövs i verksamheten, utan också om att kunna integrera e-post och text.

Den tid då man bara möttes ansikte mot ansikte och kommunicerade med penna och papper tillhör det förflutna. Kommunikation via e-post och textmeddelanden, liksom virtuella möten, är normen i dag. Den typen av teknik är perfekta exempel på behovet av dokumentkontroll. Företag som vill spara och arkivera e-postmeddelanden och bilagor, spåra kommunikation via textmeddelanden eller automatiskt transkribera mötesanteckningar förlitar sig på lösningar för dokumenthantering. Och det finns i dag heltäckande digitala dokumenthanteringssystem som enkelt integrerar text och e-post.

Vad är dokumenthantering?

Tidigare fanns arkivrum som bara anställda med nyckel hade tillgång till, ofta i källaren eller på ett oanvänt kontor. De var fyllda med alfabetiskt ordnade skåp och förvaringslådor som var alfabetiskt ordnade med mestadels interna dokument. I årtionden fungerade det systemet bra för företagen, men på en modern arbetsplats blir det förfarandet föråldrat och ineffektivt.

För att möta det tekniska skiftet använder stora organisationer och småföretag nu i stället dokumenthanteringssystem och filhanteringslösningar – ett elektroniskt centraliserat dokumentarkiv där de spårar och lagrar dokument. Ett sådant digitalt arkiveringssystem minskar de långsiktiga kostnaderna och underlättar automatiseringen av arbetet. I händelse av framtida rättstvister bidrar hanteringen av all digital kommunikation med dokumentkontroll och dokumenthantering också till att minska affärsrisken.

Enkelt uttryckt är dokumenthanteringssystem (DMS) en elektronisk färdplan för alla dokument, inklusive text- och e-post. Medarbetare kan när som helst hämta interna dokument, e-post eller textkorrespondens och synkronisera dem med arbetsflöden där andra medarbetare kan dela eller redigera bifogade dokument – en effektiv metod för dokumenthantering.

Fördelar med ett dokumenthanteringssystem på nästa nivå

Dokumenthanteringssystem minskar det improduktiva arbetet med att behöva leta igenom tidigare e-postkorrespondens på jakt efter dokument eller information som är relevant för ett pågående projekt – i stället indexerar elektronisk fillagring automatiskt informationen. Medarbetare kan enkelt hitta e-postmeddelanden i det elektroniska datasystemet och dela dem med teammedlemmar med åtkomstbehörighet.

Varför är dokumentarkivering användbart? Lösningar för dokumenthantering ger en intuitiv och integrerad metod som säkerställer ett sömlöst arbetsflöde för samarbete. Det gäller särskilt större projekt som kräver att olika team arbetar tillsammans för att bygga de enskilda delar som behövs för att uppnå ett önskat mål.

Det är lätt hänt att kundleveranser försvinner i en serie e-postmeddelanden. Tillsammans med överflödiga administrativa uppgifter bör de första timmarna av arbetet med att skriva och svara på e-post bestå av att identifiera detaljer som behövs för att slutföra uppgifter, snarare än att spåra upp projektdokument i kommunikationstrådar. Medarbetare föredrar programvara för molnbaserad dokumenthantering som ger en överlägsen hantering av den samlade kunskapen.

Genom att integrera programvara för dokumenthantering för icke-traditionellt innehåll som e-post med teamöverskridande samarbeten undviker man fördröjningar av projekt när nyanställda ska introduceras eller när det krävs interna justeringar. En dokumenthanteringsstrategi ser dessutom till att bästa praxis används för elektronisk filhantering och gör det enklare att leva upp till företagets policyer för e-post- och sms-kommunikation för efterlevnad och säkerhet. En policy för dokumentkontroll minimerar också risken för dataförluster.

Programvara för dokumenthantering på begäran är framtidens arbetssätt

Företagen använder även samma dokumenthanteringsmetod för textmeddelanden. Att låta kunderna få kontakt med kundansvariga innebär att textmeddelanden kommer att innehålla viktiga detaljer – och dokument som måste lagras i informationsarkiv. Därför måste kommunikation via textmeddelanden också dokumenteras.

Företagen behöver mer än någonsin använda molnbaserad dokumenthantering. Ett elektroniskt dokumentsystem spårar all icke-traditionell kommunikation med teammedlemmar som arbetar på distans eller internationella kontor. Med hjälp av filhanteringsstrategier och dokumenthanteringssystem med granskningsalternativ kan medarbetarna komma åt dokument som skickats via sms för att redigera och visa dem samtidigt som de upprätthåller alla regler.

En detaljerad vy över originaldokumentet med varje revidering dokumenteras – medarbetarna behöver då inte leta efter ett gammalt textmeddelande eftersom deras enhet är synkad med dokumenthanteringen.

Säkerställa bästa praxis för dokumenthantering

System för dokumenthantering förbättrar också dagens smarta mobiler som ofta har samma appar som finns på stationära datorer. Eftersom resor ofta är en viktig del för att upprätthålla kontakten med internationella kontor eller kunder, använder många medarbetare molnbaserade appar för dokumenthantering på sina mobila enheter. De använder då ett digitalt arkiveringssystem som är anpassat för medarbetare som ofta är på resande fot och gör flera saker samtidigt.

Kunskapshantering: Skala upp verksamheten med dokumentkontrollsystem

Många medarbetare anser att ett program för dokumenthantering är det bästa sättet att förvara sina dokument. Det gör att de också kan komma åt dokument från enheter som de inte använder varje dag. Dokumenthantering bidrar till att företag kan utöka verksamheten och samtidigt skapa en arbetsplats som ger medarbetarna den önskade balansen mellan arbete och privatliv.

VANLIGA FRÅGOR

Vad är ett kontrollerat dokument?

Ett kontrollerat dokument är en fil som lagras i en central databas – ett dokument som delas inom en organisation och som genomgår en rad revisioner, granskningar och ändringar. Ett kontrollerat dokument kan bara ändras enligt en bestämd process av behöriga personer och används ofta för att samla in och distribuera riktlinjer, regler, föreskrifter, policyer och standardrutiner (SOP).

Hur fungerar dokumenthanteringssystem?

Programvara för dokumenthantering är ett digitalt arkiveringssystem som lagrar företagets alla dokument i en central databas. Det är programvara som granskar, spårar, lagrar och hanterar elektroniska dokument.

Boka en demo i dag!
Förändra hur medarbetarna automatiserar sina processer, från att skapa och hantera dokument till att automatisera arbetsflöden, samarbeta externt, söka i företagsdata, garantera säkerhet och efterlevnad samt upprätthålla en verifieringskedja.